Informacja o warunkach zatrudnienia – co powinna zawierać?

Informacja o warunkach zatrudnienia to niezbędny dokument obowiązujący między pracodawcą a nowo zatrudnionym pracownikiem. Stanowi istotny element prawny, gwarantujący przejrzystość warunków pracy. Kodeks pracy dokładnie określa, jakie elementy powinien zawierać oraz kiedy przekazać go pracownikowi. W niniejszym artykule szczegółowo omówimy, jak sporządzić taki dokument, aby był zgodny z obowiązującym prawem pracy.

Czym jest informacja o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia pracownika to wymagany dokument, który musi zostać przekazany każdej nowo zatrudnionej osobie na umowie o pracę. Dokument ten powinien zawierać wszystkie niezbędne dane o warunkach zatrudnienia pracownika wymienione w art. 29 § 3. Przekazanie informacji powinno nastąpić w terminie do 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy w postaci papierowej lub elektronicznej.

Co powinna zawierać informacja o warunkach zatrudnienia?

Zgodnie z art. 29 § 3 pracodawca powinien poinformować pracownika nie później niż w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy o obowiązujących warunkach zatrudnienia pracownika, a w szczególności:

• dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
• dobowym i tygodniowym wymiarze czasu pracy,
• przerwach w pracy,
• dobowym i tygodniowym odpoczynku od pracy,
• zasadach pracy w godzinach nadliczbowych i jej rekompensaty,
• zasadach dotyczących przechodzenia ze zmiany na zmianę (wyłącznie w przypadku pracy zmianowej),
• zasadach przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy (wyłącznie, jeśli występuje kilka miejsc wykonywania pracy),
• innych składnikach wynagrodzenia oraz świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych przysługujących pracownikowi niż te wymienione w umowie o pracę,
• wymiarze płatnego urlopu (w szczególności urlopu wypoczynkowego) lub, jeżeli nie jest możliwe jego określenie w dacie, o zasadach jego ustalania i przyznawania,
• obowiązujących zasadach rozwiązania stosunku pracy, w tym długości okresu wypowiedzenia i wymogach formalnych oraz terminie odwołania się do sądu pracy lub, jeżeli nie jest możliwe określenie długości okresów wypowiedzenia, sposobie ustalania takich okresów wypowiedzenia,
• prawie pracownika do odbywania szkoleń, jeżeli pracodawca je zapewnia, w szczególności o ogólnych zasadach polityki szkoleniowej pracodawcy,
• układzie zbiorowym pracy lub innym porozumieniu zbiorowym, którym pracownik jest objęty, a w przypadku zawarcia porozumienia zbiorowego poza zakładem pracy przez wspólne organy lub instytucje – nazwie takich organów lub instytucji.

W przypadku braku regulaminu pracy w zakładzie pracodawca powinien także poinformować o:

• terminie, miejscu, czasie i częstotliwości wypłacania wynagrodzenia za pracę,
• porze nocnej,
• przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy,
• przyjętym sposobie usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Ponadto nie później niż w terminie 30 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy pracodawca powinien poinformować pracownika o nazwie instytucji zabezpieczenia społecznego, do których wpływają składki na ubezpieczenia społeczne związane ze stosunkiem pracy oraz informacje na temat ochrony związanej z zabezpieczeniem społecznym, zapewnianej przez pracodawcę. Wyjątek stanowią sytuacje, w których to pracownik wybiera instytucję zabezpieczenia społecznego.

Jak przekazać pracownikowi informacje o warunkach zatrudnienia?

Poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia może nastąpić przez wskazanie w postaci papierowej lub elektronicznej odpowiednich przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych. Oznacza to, że nie trzeba wymieniać w dokumencie wszystkich informacji, jeśli wynikają one np. z przepisów. Wystarczy wówczas wskazać oznaczenie danego aktu prawnego, w którym znajdują się dane informacje np.

Przysługujący Panu/Pani wymiar urlopu wypoczynkowego oraz zasady jego wyliczania i udzielania wynikają z art. 152-158 Kodeksu pracy.

Wypełniony wzór informacji o warunkach zatrudnienia

Informacja o warunkach zatrudnienia

Zgodnie z art. 29 § 3 Kodeksu pracy niniejszym informuję o następujących warunkach zatrudnienia:

1. obowiązująca Pana/Panią norma czasu pracy to 8 godzin dziennie oraz przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym;

2. obowiązujący Pana/Panią dobowy wymiar czasu pracy to 8 godzin i tygodniowy wymiar czasu pracy – 40 godzin;

3. przysługuje Panu/Pani przerwa w pracy wynosząca 15 minut, która wliczana jest do czasu pracy;

4. przysługuje Panu/Pani odpoczynek dobowy – co najmniej 11 godzin oraz odpoczynek tygodniowy – co najmniej 35 godzin;

5. praca w godzinach nadliczbowych i zasady rekompensaty pracy są zgodne z art. 151 Kodeksu pracy;

6. obowiązują Pana/Panią zasady dotyczące przechodzenia ze zmiany na zmianę zgodnie z ustalonym rozkładem czasu pracy;

7. przysługuje Panu/Pani urlop wypoczynkowy w wymiarze wynikającym z art. 152-158 Kodeksu pracy;

8. obowiązują Pana/Panią zasady rozwiązania stosunku pracy zgodnie z art. 30–43, art. 52–55 i art. 264 Kodeksu pracy;

9. obowiązuje Pana/Panią Zakładowy Układ Zbiorowy Pracy z dnia 31.03.2024 roku zawarty pomiędzy pracodawcą a zakładową organizacją związkową „X”.

10. obowiązuje Pana/Panią odbywanie szkoleń według uznania pracodawcy w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz aktualizowania i poszerzania wiedzy.

Niniejsze informacje stanowią załącznik do umowy o pracę z dnia …………………………. roku.

…………………………………………

data i podpis pracodawcy

Zapoznałem się z powyższą informacją. 

………………………………………….

data i podpis pracownika

Zmiany warunków zatrudnienia lub siedziby firmy

W przypadku konieczności wprowadzenia zmian warunków zatrudnienia, o których mowa w sporządzonym dokumencie, a także o objęciu pracownika układem zbiorowym pracy lub innym porozumieniem zbiorowym, należy niezwłocznie poinformować pracownika. Musi to nastąpić nie później niż w dniu, w którym taka zmiana ma zastosowanie do pracownika. Wyjątek stanowią jedynie sytuacje, w których zmiana warunków zatrudnienia wynika ze zmian przepisów prawa pracy oraz prawa ubezpieczeń społecznych, jeżeli przepisy te zostały wymienione w informacji przekazanej pracownikowi.

Oprócz tego konieczna jest także informacja dla pracownika, jeśli doszłoby do zmiany siedziby firmy. Przekazanie może odbyć się w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie do 7 dni od dnia zmiany adresu.