Metryki budżetu i efektywności pracy – nowa funkcja w aplikacji

Wprowadziliśmy nową funkcjonalność do systemu Kadromierz. Od teraz możesz precyzyjnie wprowadzać różnego rodzaju metryki budżetu i efektywności pracy w firmie. Dzięki temu poprawisz wyniki biznesowe i zwiększysz rentowność swojego przedsiębiorstwa. Sprawdź, co dokładnie oferuje nowa funkcjonalność, jak możesz ją wykorzystać i co dzięki niej osiągniesz.

Czym są metryki budżetu i efektywności w Kadromierz?

Nowa funkcja to rozwiązanie dla tych, którzy planując pracę, chcą opierać swoje decyzje na podstawie realnych danych. Jak to dokładnie działa? Otóż zbieranie danych z poszczególnych dni tygodnia czy konkretnych godzin może dać jasny obraz na to, jak wygląda zapotrzebowanie na pracę w określonych okresach, jaka jest produktywność pracowników oraz koszty pracy w danym czasie. Dzięki temu możesz lepiej zaplanować czas pracy personelu oraz podejmować działania, które będą przynosić większe korzyści dla firmy.

Wszystkie metryki występują w dwóch wariantach:

• prognozowane/zaplanowane – na podstawie wcześniejszych danych (importowanych lub wprowadzonych ręcznie) z określonego okresu lub Twoich założeń, 
• zrealizowane – osiągnięte wartości. 

Innymi słowy, metryki budżetu są to KPI, które umożliwiają weryfikację, czy spełniasz założone cele.  Jeśli występuje zbyt duże odchylenie od normy – wówczas wiesz, że niezbędna jest korekta.

Jakie metryki budżetu można mierzyć w naszej aplikacji?

Program pozwala na szeroką analizę wszelkiego rodzaju wartości – od podstawowych metryk zapotrzebowania na personel czy planowaną sprzedaż, aż do własnych metryk – specyficznych danych dla każdego biznesu. 

Oto, jakie metryki możesz mierzyć w aplikacji Kadromierz: 

a) standardowe metryki:

• prognozowany grafik – zapotrzebowanie pracowników w danych dniach i godzinach na podstawie wcześniejszych zmian lub zaimportowanych danych, 
• planowana sprzedaż – sprzedaż osiągana w danych dniach i godzinach, 
• udział procentowy kosztów pracy w sprzedaży, 
• sprzedaż na roboczogodzinę;

b) własne metryki – możliwe jest wprowadzanie własnych metryk np.:

• efektywność pracowników,
• liczba klientów np. liczba gości w restauracji lub hotelu,
• liczba zamówień np. ilość zamówionych śniadań lub dań,
• i wiele innych.

Zastosowanie standardowych metryk budżetu 

Aby lepiej zobrazować Ci zastosowanie metryk budżetu, wyjaśnię podstawowe ich wersje.

Prognozowany grafik 

Ta metryka umożliwia zaplanowanie liczby personelu do faktycznego zapotrzebowania lokalu w poszczególnych dniach i godzinach – więcej pracowników w godzinach szczytu, a mniej podczas mniejszego natężenia ruchu. Wystarczy przez jakiś czas mierzyć dane, a następnie zaimportować je do narzędzia lub wprowadzić ręcznie. Wówczas podczas układania grafiku będą widoczne wykresy prognozy średniego zapotrzebowania na personel na poszczególnych stanowiskach oraz stan obecny. Dzięki temu możesz porównać, czy grafik spełnia założenia prognozy, a jeśli nie – zwiększyć lub zmniejszyć liczbę pracowników w określonym czasie.

Planowana sprzedaż

W tym miejscu możesz mierzyć sprzedaż odnotowaną w danych dniach i godzinach, a na tej podstawie planować zapotrzebowanie na personel. 

Udział procentowy kosztów pracy w sprzedaży

Metryka udziału kosztów pracy w sprzedaży wylicza procentowy udział kosztów poniesionych na personel z przychodów osiągniętych ze sprzedaży. Możliwe jest także filtrowanie dla wybranych osób bądź grupy. 

Dzięki tej metryce można ustalić odpowiednią proporcję między przychodami a kosztami poniesionymi na pracowników. Pozwala to dostosować grafik pracy, tak aby nie przekraczać dopuszczalnego budżetu. W przypadku osiągnięcia limitu wartość zmieni kolor na czerwony. W ustawieniach możliwe jest także włączenie opcji blokowania publikacji harmonogramu po przekroczeniu wyznaczonej wartości. W związku z tym osoba odpowiedzialna za harmonogram będzie musiała dokonać korekty, aby dostosować grafik do możliwości finansowych firmy.

Sprzedaż na roboczogodzinę

Sprzedaż na roboczogodzinę pozwala mierzyć utarg w przeliczeniu na poszczególne godziny robocze. Umożliwi Ci to m.in. wyciągnięcie wniosków, czy otwarcie firmy w danych godzinach jest w ogóle rentowne. Następnie na tej podstawie podjąć odpowiednie działania np. zamienić godziny otwarcia restauracji z 10:00-22:00 na 11:00-23:00. 

Korzyści z prowadzenia metryk budżetu

Prowadzenie metryk budżetu zapewnia szereg korzyści. Poniżej prezentujemy kilka z nich.

Zmniejszenie kosztów pracy

Za pomocą metryki prognozowanego grafiku możesz dokładnie zaplanować liczbę personelu do faktycznego zapotrzebowania lokalu w poszczególnych dniach i godzinach. Dzięki temu możliwe jest znaczące zredukowanie liczby potrzebnych pracowników w danym czasie, co bezpośrednio wpłynie na mniejsze koszty pracy. 

Zwiększenie efektywności

Planując grafik pracy na podstawie metryk, w pełni wykorzystasz zasoby ludzkie w swojej firmie. Oznacza to, że zapewnisz pracownikom odpowiednią ilość obowiązków, a tym samym nie doprowadzasz do zbędnych przestojów w pracy spowodowanych np. zbyt dużą liczbą personelu podczas mniejszego natężenia ruchu. 

Poprawa jakości usług

Grafik zaplanowany na podstawie prognozy gwarantuje, że w każdym momencie działalności lokalu dostępna jest odpowiednia liczba pracowników na poszczególnych stanowiskach. To z kolei przyczynia się do ograniczenia  czasu oczekiwania na obsługę oraz wyższą jakość oferowanych usług. Dzięki temu możesz wpłynąć na zadowolenie klientów i ich powrót do Twojej firmy w przyszłości. 

Przykład wykorzystania metryk budżetu 

Menadżer restauracji od kilku tygodni zbierał dane o natężeniu ruchu w lokalu, a pomiary zamieszczał w tabelach. Średnia dla poszczególnych parametrów pozwoliła oszacować natężenie ruchu dla każdego dnia tygodnia oraz konkretnych godzin. Ponadto w ten sam sposób kierownik mierzył ilość wydanych dań oraz ilość obsługiwanych stolików na kelnera. Zebrane dane zaimportował do narzędzia Kadromierz, w którym układał grafik pracy. Dzięki temu podczas planowania kolejnych zmian aplikacja pokazywała mu prognozowane zapotrzebowanie – więcej personelu w godzinach szczytu, a mniej w godzinach znikomego ruchu. W przypadku przekroczenia jakichś wartości lub znacznych niedoborów personalnych wyświetlały się one na czerwono, co oznaczało konieczność korekty grafiku. 

Z tą pomocą menadżer obniżył koszty pracy oraz poprawił wydajność personelu. Co więcej, wzrosło także zadowolenie klientów, ponieważ we wzmożonym ruchu w restauracji było więcej kucharzy i kelnerów, co przełożyło się na większą jakość przyrządzanych potraw oraz lepszą obsługę. 

Skorzystaj z metryk budżetu w aplikacji Kadromierz, by lepiej planować grafik pracy. Oferujemy darmowy okres próbny oraz pomoc w konfiguracji, w przypadku jakichkolwiek problemów.