Jak optymalizować koszty w firmie?

Współczesny rynek stawia przed przedsiębiorstwami wiele wyzwań, a jednym z kluczowych jest efektywna optymalizacja kosztów. W niepewnej gospodarce, gdzie konkurencja jest duża, nawet najmniejszy wzrost przychodów lub redukcja kosztów może mieć wpływ na rentowność biznesu. Znalezienie równowagi między oszczędnościami a utrzymaniem wysokiej jakości usług i produktów jest niezbędne do zapewnienia stabilności i rozwoju firmy. W tym artykule przedstawimy skuteczne sposoby na to, jak optymalizować koszty w firmie, poprzez praktyczne działania i innowacyjne podejścia.

Redukcja kosztów w firmie

Redukcja kosztów firmy to proces, który wymaga zarówno strategicznego planowania, jak i umiejętności dostosowania się do zmieniających się warunków rynkowych. Dotyczy to zarówno kosztów stałych, jak i zmiennych oraz tych związanych z zatrudnieniem.

Sposoby na optymalizację kosztów w firmie

Optymalizacja kosztów w firmie zaczyna się od szczegółowej analizy wszystkich aspektów działalności. Kluczowe jest zrozumienie, gdzie można wprowadzić oszczędności, nie wpływając negatywnie na działalność firmy. Należy skoncentrować się na kosztach, które nie przynoszą bezpośrednich korzyści dla firmy, oraz na tych, które można zredukować bez szkody dla jakości oferowanych usług. Poniżej przedstawiamy praktyczne porady, jak zmniejszyć koszty w firmie.

1. Zaplanuj i kontroluj budżet

Precyzyjne planowanie i kontrolowanie budżetu to fundament zarządzania finansami. Pierwszym krokiem, który należy podjąć, jest dokładne zbadanie wszystkich kosztów prowadzenia działalności i stworzenie szczegółowego budżetu. W tym celu należy przeanalizować wszystkie wydatki firmy, takie jak koszty produkcji, koszty zatrudnienia, media czy niezbędne narzędzia. Nie można przy tym zapomnieć o nieprzewidzianych wydatkach, które często zdarzają się w najmniej oczekiwanym momencie. Następnie należy zestawić planowane wydatki z planowanym przychodem. Dobrze jest wówczas postawić sobie cel, który określi minimalny przychód, jaki firma musi uzyskać.

Po sporządzeniu planu budżetowego należy na bieżąco monitorować koszty i porównywać je z zaplanowanym budżetem. Dzięki temu łatwiej będzie utrzymać płynność finansową oraz zidentyfikować obszary, w których możliwa jest optymalizacja kosztów w firmie.

2. Zoptymalizuj powierzchnię biurową

Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów funkcjonowania firmy jest zmniejszenie powierzchni biurowej lub zmiana lokalizacji na bardziej ekonomiczną. W czasie epidemii koronawirusa duża część firm przeniosła się na pracę z domu i jak się później okazało – wiele firm przystało na taką formę pracy po epidemii. 

Jeśli wynajmujesz powierzchnię biurową, przekształć swój biznes tak, abyś Ty i Twoi pracownicy rozpoczęli pracę zdalną albo chociaż hybrydową. Pozwoli to na rezygnację z wynajmowanego biura albo redukcję jej powierzchni. W przypadku braku możliwości pracy zdalnej korzystna może okazać się zmiana lokalizacji, w której wynajem nie jest tak kosztowny.

3. Zmień formę zatrudniania pracowników

Kluczową kwestią mającą wpływ na optymalizację kosztów prowadzenia firmy jest wybór formy zatrudnienia. Nie od dziś wiadomo, że zatrudnianie pracowników na umowę o pracę jest dość kosztownym interesem dla pracodawcy. Alternatywą dla tej formy zatrudnienia jest umowa B2B, umowa o dzieło lub umowa zlecenie dla studentów do 26 roku życia. Oprócz tego dobrym rozwiązaniem na redukcje kosztów zatrudnienia może być zatrudnianie osób niepełnosprawnych czy osób bezrobotnych zarejestrowanych w urzędzie pracy, za które można otrzymać wsparcie finansowe.

4. Zmień formę prowadzenia działalności lub sposób rozliczeń

Przejście na inną formę prowadzenia działalności lub sposób rozliczeń może pomóc obniżyć koszty z tego tytułu. Warto skonsultować się z doradcą podatkowym, by wybrać najkorzystniejszą opcję dla konkretnej działalności.

Przyjrzyjmy się bliżej małym firmom. Często przedsiębiorcy niedużych biznesów decydują się na jednoosobową działalność gospodarczą, bo taka forma wydaje się najłatwiejsza i najtańsza w utrzymaniu. Może faktycznie na początku ulga podatkowa dużo ułatwia, ale później już jest tylko gorzej. Alternatywą dla jednoosobowej działalności gospodarczej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Może i koszty księgowe są większe niż w jdg, ale podatek CIT jest znacznie mniejszy, tzn. wynosi 9% dla podatnika, jeśli jego przychody ze sprzedaży brutto, nie przekroczyły kwoty 2 000 000 euro w roku poprzednim i nie przekroczą w obecnym. Dodatkowo nie jest konieczne opłacanie ZUS-u przez wspólników. W związku z tym po dokładnym zsumowaniu kosztów, dla wielu firm korzystniejsza będzie właśnie spółka.

5. Zarządzaj czasem pracy

Czas to pieniądz, prawda? Pracując nieefektywnie, marnujemy zatem pieniądze. Z tego względu warto zacząć rozsądnie planować i zarządzać czasem pracy. Ogranicz czas na zbędne spotkania i działania, które nie przekładają się na wyniki. Pozbądź się wszelkich rozpraszaczy, które przyciągają Twoją uwagę i nie pozwalają Ci się skoncentrować.

Dobrym pomysłem będzie wprowadzenie do firmy narzędzi, które monitorują czas pracy, rejestrują czas poświęcony na dane zadanie, pomagają w skupieniu czy zarządzaniu projektami. Odpowiednie planowanie i zarządzanie czasem pracy jest kluczowe dla zwiększenia wydajności pracowników i zwiększenia przychodów w firmie, tym samym umożliwiając redukcję kosztów prowadzenia działalności.

6. Wrzucaj wszystkie możliwe wydatki w koszty firmy

Uwzględnienie jak największej liczby wydatków jako kosztów uzyskania przychodu może znacząco obniżyć obciążenie podatkowe firmy, a co za tym idzie – proces optymalizacji kosztów. Często przedsiębiorcy małych firm nie wliczają wszystkich wydatków do kosztów uzyskania przychodu, bo nie mają wystarczającej wiedzy na ten temat.

Do kosztów uzyskania przychodu możemy zaliczyć między innymi:

• pojazdy, transport i paliwo,
• telefon i abonament,
• Internet,
• kursy i szkolenia pracowników,
• raty leasingowe,
• podróże służbowe i nocleg,
• diety za podróże służbowe,
• spotkania integracyjne,
• catering pracowniczy,
• odzież ochronna lub reklamowa.

Ważne jest, aby wydatki te były ściśle związane z działalnością firmy.

7. Postaw na automatyzację procesów

W dobie cyfryzacji automatyzacja procesów stała się niezbędnym narzędziem umożliwiającym firmom zwiększenie ich efektywności i konkurencyjności. Proces ten polega na wykorzystaniu technologii do wykonania powtarzalnych zadań, co pozwala na oszczędność czasu, redukcję kosztów i minimalizację błędów. Spróbuj wprowadzić do firmy możliwe narzędzia, dzięki którym zautomatyzujesz procesy biznesowe i przyśpieszysz pracę pracowników.

Przedstawmy to na przykładzie.

Nasza firma Kadromierz oferuje elektroniczne narzędzie do planowania czasu pracy. Dzięki niemu możliwe jest sprawne tworzenie grafików pracy, ewidencjonowanie czasu pracy czy szybkie rozliczanie przepracowanych godzin i wynagrodzeń pracowników. W związku z tym firmy korzystające z Kadromierza nie tracą już czasu na długotrwałe układanie grafiku, papierowe listy obecności czy rozliczanie pracowników, ponieważ wszystko znajduje się w jednym systemie, który automatyzuje te działania.

Na rynku dostępnych jest mnóstwo narzędzi i sprzętów, dzięki którym możliwe są usprawnienia procesów. Wybór zależy od tego, jaki proces chcesz usprawnić.

8. Korzystaj z outsourcingu

Kolejnym pomysłem na to, jak obniżyć koszty prowadzenia firmy, jest outsourcing. Polega on na korzystaniu z usług zewnętrznych firm i delegowaniu im określonych zadań, takich jak IT, księgowość, marketing czy obsługa klienta. Pozwala to firmom skoncentrować się na kluczowych aspektach swojej działalności i redukcji kosztów. Ważne jest, aby dokładnie zweryfikować firmę, przed oddelegowaniem zadania i wybrać najlepszych specjalistów.

9. Zrezygnuj z niepotrzebnych płatnych narzędzi

Rezygnacja ze zbędnych narzędzi czy subskrypcji to kolejny sposób na zmniejszenie wydatków. Sporządź listę ich wszystkich i zweryfikuj, czy na pewno każde jest niezbędne. Może okazać się, korzystasz z wielu zbędnych narzędzi, które można zredukować lub zastąpić tańszą alternatywą.

10. Korzystaj z marketingu internetowego

W dzisiejszych czasach marketing internetowy to ogromny potencjał na zdobycie klientów. Odpowiednia strategia marketingowa dostosowana do biznesu zdecydowanie pomaga zwiększać zyski firmie. Jeśli nie korzystasz z takich działań online i inwestujesz tylko w marketing offline, spróbuj to zmienić. Jeśli jednak już go wykorzystujesz, ale nie przynosi on oczekiwanych wyników finansowych, może warto wypróbować inne kanały marketingowe w Twojej firmie?

Jak zmniejszyć koszty w firmie  – podsumowanie

Jak widzisz, jest wiele metod redukcji kosztów w firmie. Może to być zmniejszenie wydatków firmowych, lepsze planowanie budżetu czy odpowiednie zarządzanie czasem pracy. Z pewnością warto optymalizować koszty w firmie, aby zachować płynność finansową i rentowność. Należy pamiętać, aby lepiej nie robić tego kosztem utraty jakości czy morali pracowników, bo może to przynieść odwrotne skutki np. masowe zwolnienia czy koszty związane z reklamacją.