Zaliczka na poczet wynagrodzenia – czy masz do niej prawo?

W Kodeksie pracy w żaden sposób nie opisano procesu wypłaty zaliczki na poczet wynagrodzenia, ale w dokumencie nie znajdziemy też ani jednego zapisu, który by zabraniał stosowania takiego rozwiązania. Zaliczka jest więc możliwa, jednak musi się na nią zgodzić pracodawca, a pracownik wcześniej powinien o nią zawnioskować.

Czym jest zaliczka na poczet wynagrodzenia?

Zaliczkowa wypłata wynagrodzenia jest przedpłatą kolejnego wynagrodzenia. Wypłata wynagrodzenia w ten sposób nie powinna być mylona z pożyczkami wymienionymi w Kodeksie pracy. Co więcej, sama zaliczka na poczet wynagrodzenia nie jest uregulowana w tym dokumencie – nie oznacza to jednak, że nie można skorzystać z niej w trudnej sytuacji finansowej.

Ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia

Zgodnie z art. 85 Kodeksu pracy pracodawca wypłaty wynagrodzenia dokonuje co najmniej raz w miesiącu z dołu. Powinno się to odbywać w stałym i ustalonym odgórnie terminie. Jeśli dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w terminie wolnym od pracy, wynagrodzenie powinno zostać wypłacone wcześniej. Może się jednak zdarzyć tak, że trudna sytuacja finansowa zmusi pracownika do poszukiwania rozwiązań na otrzymanie wynagrodzenia wcześniej. Warto pamiętać, że zasady przedstawione w Kodeksie pracy dotyczą tylko osób w stosunku pracy.

Ustalenie dnia wypłaty wynagrodzenia nie jest jedyną cechą, którą powinien przestrzegać pracodawca w stosunku pracy. Wynagrodzenie wypłaca się w formie pieniężnej, a częściowe spełnienie wynagrodzenia w innej formie jest możliwe, tylko jeśli pozwalają na to ustawowe przepisy prawa pracy bądź układ zbiorowy pracy. Ponadto, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz innych wpłat, potrąca się tylko sumy egzekwowane na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, sumy na pokrycie innych świadczeń niż alimentacyjne, kary pieniężne z art. 108 oraz zaliczki pieniężne.

Wniosek o zaliczkę na poczet wynagrodzenia – co powinien zawierać?

Ze względu na brak uregulowań w kwestii wypłaty zaliczek za pracę, należy przyjąć, że wniosek powinien mieć formę pisemną, a nie ustną. Pracownik powinien go przedstawić pracodawcy, licząc na pozytywną odpowiedź. Ważne, by w dokumencie sygnowanym własnoręcznym podpisem umieścił on informację o tym, czy oczekuje zaliczki w kwocie netto, czy brutto. Warto również we wniosku wpisać określoną kwotę, jaką pracownik chciałby otrzymać. Nie ma w przepisach ustalonego terminu, a więc nie wiadomo, jak długo wniosek o zaliczkę na poczet wynagrodzenia może być rozpatrywany. Na pewno jednak w dobrym tonie byłoby, gdyby odpowiedź – nawet jeżeli okaże się negatywna – nadeszła przed zwyczajowym terminem wypłaty wynagrodzenia, gdyż wtedy sama zaliczka straci jakikolwiek sens.

Zaliczka a pożyczka pracownicza

W przypadku pożyczki pracowniczej mamy do czynienia z art. 720 § 1 Kodeksu cywilnego. W świetle prawa pracodawca użycza pracownikowi określoną sumę pieniędzy lub określone przedmioty, a pracownik zobowiązuje się oddać tę samą kwotę lub przedmioty w tej samej jakości. W takiej sytuacji zawierana jest umowa pożyczki pracowniczej.

Zaliczka na poczet przyszłego wynagrodzenia a składki i podatek

Podobnie, jak samo wynagrodzenie, również i zaliczka na jego poczet jest objęta obowiązkiem zapłaty składek ZUS oraz zaliczki na podatek dochodowy. Jeżeli więc wypłacenie zaliczki będzie mieć miejsce w tym samym miesiącu, co zasadniczego wynagrodzenia, całość rozlicza się razem. Nie powstają żadne dodatkowe zadania w zakresie księgowości i odprowadzania składek. Sytuacja jest nieco bardziej skomplikowana, gdy wypłata zaliczki następuje w miesiącu poprzedzającym wypłatę wynagrodzenia (lub jeszcze wcześniej). Składki ZUS oraz zobowiązania podatkowe z tytułu wypłaty zaliczki na poczet wynagrodzenia stają się bowiem należne już w momencie jej otrzymania.

Jednocześnie należy pamiętać, że pozytywne ustosunkowanie się pracodawcy do wniosku pracownika jest jedynie wyrazem dobrej woli i chęci „pójścia na rękę”, natomiast nie powoduje ono powstania żadnych zobowiązań odsetkowych po stronie pracownika. Zaliczka od pracodawcy nie może być bowiem uznawana za żadną formę pożyczki. Nie należy jej też mylić z zaliczką z art. 87 Kodeksu pracy, a więc kwotą udzieloną pracownikowi na pokrycie wydatków związanych z wykonywaniem pracy (np. zakup materiałów bądź koszt podróży służbowej), które nie zostały poprawnie udokumentowane i rozliczone lub pracownik nie wydał wszystkich powierzonych mu pieniędzy (pozostałą nadwyżkę potrąca się mu z pensji).

Kiedy zaliczka na poczet pensji jest najbardziej potrzebna?

Trudna sytuacja finansowa, spowodowana nagłymi wydatkami, to jeden z najczęściej występujących bodźców do zawnioskowania o zaliczkę. Remont mieszkania po zalaniu, pilny wyjazd do chorego członka rodziny, kosztowna naprawa samochodu – wszystkie te oraz wiele innych rzeczy może skutecznie pochłonąć bieżący budżet, oraz pieczołowicie gromadzone dotychczas oszczędności.

Zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi nie mają limitu. Warto jednak pamiętać, by nie zgłaszać się zbyt często po zaliczki na poczet pensji i nie robić tego, jeżeli nie mamy naprawdę ważnych wydatków. Może bowiem się okazać, że następnym razem, kiedy będziemy „w potrzebie”, spotkamy się z odmową z powodu braków w firmowej kasie.