Wezwanie do zapłaty – ze wzorem (PDF/DOC)

Autor: Marta Łuszczyńska

19 kwietnia 2022

Przeczytaj w: 3 minuty

Wezwanie do zapłaty to wezwanie dłużnika do uregulowania zaległości finansowych. Samo pismo nie gwarantuje zwrotu pieniędzy, jednak może skłonić pożyczkobiorcę do spłacenia długu w polubownym postępowaniu windykacyjnym. Dowiedz się, jak napisać wezwanie do zapłaty i pobierz przykładowy wzór z załącznika.

Kobieta i mężczyzna czytają trzymane w ręku przez mężczyznę wezwanie do zapłaty

Wezwanie do zapłaty — czym jest?

Wezwanie do zapłaty jest pismem wysyłanym przez wierzyciela do swojego dłużnika. To tzw. miękka windykacja i pierwszy krok do odzyskania swoich pieniędzy. Sporządzone wezwanie ma skłonić winnego do uregulowania należności w wyznaczonym terminie i jednocześnie ostrzec przed planowanym postępowaniem sądowym w razie jego braku.

Pismo może mieć m.in. postać przedsądowego wezwania do zapłaty, ostatecznego wezwania do zapłaty lub sądowego wezwania do zapłaty. Uregulowanie zaległości w ten sposób stosuje się np. gdy prowadzisz firmę, a klient nie opłacił faktury lub kiedy dług dotyczy należności z tytułu wynajmu mieszkania, uregulowania wynagrodzenia za pracę.

Jak w sądzie oczywiście możemy zastosować zasadę domniemania niewinności i w pierwszej kolejności uznać, że nasz dłużnik najzwyczajniej w świecie zapomniał o spłacie. Dlatego tego rodzaju pismo może mu o tym przypomnieć. Jeżeli zaś umyślnie nie dokonuje zapłaty, wówczas wezwanie pokazuje mu możliwe konsekwencje takiego działania.

Wezwanie do zapłaty — rodzaje

  • Przypomnienie — ma charakter informacyjny, zwykle wysłane jest zaraz po przekroczeniu terminu płatności.
  • Pierwsze wezwanie do zapłaty — wskazuje termin uregulowania zadłużenia, może zawierać konkretne konsekwencje wobec dłużnika, jeśli tego nie zrobi.
  • Przedsądowe wezwanie do zapłaty — kończy etap polubownego ustalania spłaty długu z wierzycielem. Brak reakcji na ten rodzaj pisma postrzega się jako brak dobrej woli, a sprawa kierowana jest do sądu.
  • Przedegzekucyjne wezwanie — jest przesyłane po uzyskaniu nakazu zapłaty i daje szansę dłużnikowi na uniknięcie postępowania egzekucyjnego oraz związanych z nim kosztów.

Jak napisać wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty powinno być sporządzone w formie pisemnej i skierowane na adres dłużnika, z żądaniem uregulowania zaległej należności w określonym terminie i we wskazany sposób, pod groźbą sankcji. Kodeks postępowania cywilnego w art. 187 stanowi, że pozew powinien zawierać m.in. informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu, a w przypadku gdy takich prób nie podjęto, wyjaśnienie przyczyn ich niepodjęcia.

Umieszczamy więc na piśmie:

  • datę oraz miejsce sporządzenia wezwania;
  • dane wierzyciela;
  • dane dłużnika;
  • kwotę zaległości wraz z naliczonymi odsetkami – należy załączyć również numer faktury lub innego dokumentu potwierdzającego należność;
  • ostateczny termin spłaty zadłużenia – prawo nie określa czasu na uregulowanie płatności, określasz go sam(-a);
  • formę płatności spłaty – np. przelew bankowy na wskazany numer rachunku bankowego, płatność gotówką w kasie firmy;
  • wskazanie konsekwencji niewywiązania się z zapłaty – np. wpis do bazy dłużników Krajowego Rejestru Długów, ERIF Biuro Informacji Gospodarczej, BIG InfoMonitor lub wszczęcie postępowania sądowego;
  • stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty – np. dług wynikający z nieopłaconej faktury czy raty pożyczki;
  • czytelny podpis wierzyciela.

Używany język powinien być oficjalny i stanowczy. Można też użyć koloru czerwonego lub powiększonej czcionki w celu podkreślenia mocnych słów oraz najważniejszych kwestii. Jest to bardzo prosta, lecz często skuteczna metoda dotarcia do świadomości dłużnika.

Kobiece dłonie, jedna ręka trzyma wizytówka firmy windykacyjnej, druga wpisuje dane na klawiaturze laptopa

Wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym, za pisemnym potwierdzeniem odbioru. Możliwe jest także sporządzenie wezwania do zapłaty online. Wówczas wezwanie znajduje się w załączniku np. w postaci pliku w formacie pdf lub treści e-maila. Wezwanie online podobnie jak listowne powinno być wysłane za potwierdzeniem odbioru. Data odbioru e-maila lub pisma może stanowić początek liczenia upływu czasu, jaki wyznaczono dłużnikowi na spłatę długu, jak również stanowić kluczowy dowód w trakcie ewentualnego dochodzenia roszczeń na drodze sądowej. Dodatkowymi formami dostarczenia wezwania do zapłaty mogą być wiadomości SMS lub faks. Tak naprawdę, wszelkie działania ponaglające, które można udowodnić, stanowią dowód w rękach wierzyciela w przypadku skierowania sprawy do sądu.

Kiedy wysyła się wezwanie do zapłaty?

Wezwanie do zapłaty wysyła się, kiedy dłużnik nie reaguje na monity w postaci telefonów, e-maili lub innych form przypominania o uregulowaniu swoich zobowiązań. Prawo nie określa, kiedy i ile razy powinniśmy wysłać wezwanie. Przyjmuje się, że do trzech razy sztuka. Jeśli trzeci raz nie przyniesie zamierzonego efektu, wtedy dłużnik zmusza nas do podjęcia bardziej rygorystycznych działań.

Kolejnym etapem jest sporządzenie przedsądowego wezwania do zapłaty. Jeśli te dwie opcje nie pomogą, wysyłamy ostateczne wezwanie do zapłaty. I kiedy te wszystkie ścieżki nie przyniosły pożądanego efektu w postaci spłaty długu, sprawa kierowana jest na drogę sądową.

Czym różni się wezwanie przedsądowe od ostatecznego?

Przedsądowe wezwanie do spłaty długu w praktyce jest ostatnią szansą płatnika na polubowne rozwiązanie sprawy. Należy mieć na uwadze, że nie posiada ono żadnej mocy prawnej. Oznacza to, że nie może nałożyć żadnej sądowej kary lub rozpocząć wszczęcia postępowania egzekucyjnego. Jest natomiast wstępem do skierowania sprawy na drogę sądową, a później komorniczą. Ostateczne wezwanie przedsądowe a przedsądowe wezwanie to właściwie jedno i to samo. W oczach sądu są jedynie kwestią wtórną. Niezależnie od nazewnictwa oznaczają, że wierzyciel podjął polubowną próbę rozwiązania kwestii zadłużenia, co z kolei stanowi warunek do wejścia na drogę postępowania sądowego.

młotek sędziowski leżący na podstawce

Kto może wystawić wezwanie do zapłaty?

Wezwanie może wysłać każda osoba fizyczna i firma, która zmaga się z próbą odzyskania wierzytelności. Przy okazji przeczytaj o tym, jak dbać o płynność finansową w firmie. Wezwanie może wystawić np. bank, firma windykacyjna, spółdzielnia mieszkaniowa, gazownia, dostawca energii elektrycznej czy operator telekomunikacyjny.

Ważne! Podatnik może liczyć na tzw. ulgę za złe długi. Pozwala to wierzycielowi odprowadzającemu VAT na odzyskanie kwoty z podatku od pechowej transakcji. Skorzystanie z tego przywileju jest możliwe po upłynięciu 90 dni od ostatecznego terminu zapłaty. Rozliczanie w firmie – sprawdź, co musisz wiedzieć.

Kiedy upomnienie, a kiedy wezwanie do zapłaty?

Tu znowu mamy do czynienia z kwestią nazewnictwa, bo pismo upominawcze wzywające do zapłaty, a wezwanie do zapłaty, to w praktyce jedno i to samo. Wysyłane są do dłużnika bezpośrednio przez wierzyciela albo przez zewnętrzną firmę windykacyjną, do której trafiła sprawa długu. Ich celem jest przypomnienie i poinformowanie o terminie spłaty długu przed skierowaniem sprawy do sądu.

Wypróbuj za darmo
Zainteresowaliśmy Cię?
Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz