Programy do ewidencji czasu pracy pracowników – poznaj zalety i wady

Program ewidencji czasu pracy to przydatne narzędzie, które niezależnie od rodzaju pracy może poprawić płynność komunikacji. Za jego pomocą będziesz w stanie ewidencjonować zarówno swój czas pracy, jak i swoich pracowników. Poznaj wady i zalety programów do ewidencji czasu pracy w swojej firmie.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy – zalety

Ewidencjonowanie czasu pracy za pomocą programu ma wiele zalet. Umożliwia ona dostęp do wielu danych oraz rozliczania czasu pracy znacznie szybciej niż w przypadku klasycznej ewidencji czasu pracy. Ponadto, pracownicy będą mieć dostęp do swojej dokumentacji z dowolnego miejsca na świecie z dostępem do Internetu.

Ewidencja czasu pracy powinna zawierać:

• informacje o godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy wraz z łączną liczbą przepracowanego czasu,
• liczbę nadgodzin,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• wykorzystane dni wolne oraz tytuł ich udzielenia,
• usprawiedliwione nieobecności w pracy,
• ustawowe zwolnienia z pracy z rodzajem i wymiarem,
• nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
• czas pracy pracowników młodocianych.

Elektroniczna ewidencja czasu pracy nie powinna być mylona z pojęciem, jakim jest elektroniczna rejestracja czasu pracy. Ta druga służy do mierzenia czasu pracy pracowników.

Ograniczenie zużycia papieru

Ogromną zaletą przechowywania dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy pracowników w chmurze jest mniejsza ilość zużywanego papieru. Dodatkowo za pomocą aplikacji mobilnej pracownicy mogą składać elektroniczne wnioski urlopowe czy dopasowywać zmiany do swoich potrzeb w czasie rzeczywistym. Wiele z takich aplikacji jest połączonych z programami kadrowo-płacowymi – dzięki takiemu rozwiązaniu obliczanie wynagrodzenia będzie znacznie łatwiejsze. Warto również pamiętać o tym, że każdy dokument możesz bezproblemowo wyeksportować i wydrukować.

Poznaj ukryte koszty ręcznego układania harmonogramów.

Zgodność z Kodeksem pracy

Stosowanie programu do ewidencji czasu pracy pozwala kontrolować zgodność z Kodeksem pracy. Nie musisz się przejmować tym, że zostaną naruszone zasady odpoczynku dobowego czy tygodniowego, bo pieczę nad tym będzie sprawować aplikacja.

Integracja z programami kadrowo-płacowymi

Wszystkie dane zbierane na potrzeby stworzenia karty ewidencji czasu pracy będziesz w stanie wyeksportować nie tylko do druku. Ewidencję czasu pracy możesz także wyeksportować do systemów kadrowo-płacowych. Dzięki temu będziesz w stanie zebrać wszystkie informacje potrzebne do listy płac w jednym miejscu.

Wady elektronicznej ewidencji czasu pracy

Elektroniczna ewidencja czasu pracy tak jak ma zalety, ma też wady. Związana z nimi jest potrzeba szkolenia pracowników czy opłacenia dostępu do programu. Warto pamiętać, że możliwość monitorowania pracowników nie powinna być nadużywana i zgodna z tym, co zawiera Kodeks pracy. Dodatkowo niektóre z systemów do rejestracji czasu pracy mogą być przestarzałe i nieaktualizowane zgodnie z nowymi przepisami.

Potrzeba szkolenia pracowników

Zanim wprowadzi się do firmy program do ewidencji czasu pracy, każdy pracownik korzystający z niego powinien przejść szkolenie. Niektóre programy będą wymagały poświęcenia na to mniej czasu, jednak zawsze warto liczyć się z tym, że jakaś jego część musi zostać poświęcona.

Koszty związane z programem do ewidencji czasu pracy

Elektroniczna lista obecności czy elektroniczne wnioski urlopowe brzmią zachęcająco, jednak program do ewidencji czasu wiąże się z dodatkowymi kosztami dla firmy. Chcąc wykupić dostęp dla każdego pracownika, można spotkać się z dość wysoką sumą.

Rozliczanie czasu pracy z Kadromierzem

Wraz z Kadromierzem możesz nie tylko ewidencjonować czas pracy pracowników, ale także dokonywać rejestracji czasu pracy. Rozliczanie czasu pracy za pomocą dedykowanego do tego programu pozwala zaoszczędzić dużo czasu podczas organizacji pracy.

Raporty i statystyki

Monitorowanie czasu pracy, budżetu czy danych dotyczących zmian jest łatwiejsze z Kadromierzem. Możesz porównywać zaplanowany i rzeczywiście przepracowany czas, a także pobierać zestawienia porównujące przewidywane i faktyczne wydatki. Podgląd statystyk będzie przydatny do codziennej organizacji pracy, ale także do zarządzania projektami.