Obowiązki pracodawcy i pracownika – Kodeks pracy

Prawa i obowiązki pracodawcy są szczegółowo określone w przepisach prawa pracy, w szczególności w Kodeksie pracy. To właśnie on wyznacza podstawowe obowiązki pracodawcy wobec pracownika, takie jak zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, terminowa wypłata wynagrodzenia czy przestrzeganie czasu pracy. Sprawdź, co Kodeks pracy mówi na temat obowiązków pracodawcy wobec pracowników.

Kodeks pracy a obowiązki pracodawcy

Kodeks pracy precyzyjnie określa prawa i obowiązki pracodawcy oraz podstawowe obowiązki pracownika wobec zatrudniającego go podmiotu. Do podstawowych obowiązków pracodawcy należą m.in.: właściwa organizacja pracy, przeciwdziałanie dyskryminacji, zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy oraz terminowa wypłata wynagrodzenia. Pracodawca ma obowiązek przekazywać informacje dotyczące warunków wykonywania pracy, w tym rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania czy wymiaru czasu pracy. Kodeks pracy zobowiązuje także do umożliwienia pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych oraz do przestrzegania zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy. Sprawdź, co jeszcze należy do najważniejszych obowiązków pracodawcy wobec pracowników.

Obowiązek informacyjny pracodawcy wobec pracownika

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika jest tzw. obowiązek informacyjny. Zgodnie z art. 29 § 3 KP pracodawca ma obowiązek poinformować nowo zatrudnioną osobę – nie później niż w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę – o warunkach wykonywania pracy oraz zasadach zatrudnienia na danym stanowisku. Obowiązek pracodawcy dotyczący przekazania tych informacji obejmuje m.in.:

• obowiązującą pracownika dobową i tygodniową normę czasu pracy oraz wymiar czasu pracy,
• przerwy w pracy i okresy odpoczynku,
• zasady dotyczące pracy w godzinach nadliczbowych i rekompensaty za nią,
• reguły przechodzenia między zmianami (praca zmianowa),
• zasady przemieszczania się między miejscami wykonywania pracy – w przypadku wielu lokalizacji,
• informacje o wynagrodzeniu, w tym dodatkowych składnikach wynagrodzenia i świadczeniach (pieniężnych lub rzeczowych),
• wymiar płatnego urlopu wypoczynkowego oraz zasady jego ustalania,
• warunki rozwiązania stosunku pracy, w tym okresy wypowiedzenia oraz prawo do odwołania się do sądu pracy,
• ogólne zasady polityki szkoleniowej oraz prawo pracownika do szkoleń,
• informacje o układzie zbiorowym pracy (jeśli obowiązuje) lub innych porozumieniach zbiorowych,
• jeżeli nie obowiązuje regulamin pracy – informacje o terminie, częstotliwości i sposobie wypłaty wynagrodzenia, porze nocnej, sposobie potwierdzania obecności i usprawiedliwiania nieobecności.

W przypadku zmiany warunków zatrudnienia pracodawca zobowiązany jest poinformować o tym pracownika na piśmie – nie później niż w ciągu 1 miesiąca od dnia wejścia zmian w życie, chyba że wcześniej nastąpi ustanie stosunku pracy.

Obowiązki pracodawcy w zakresie organizacji pracy

Zgodnie z art. 94 pkt 1 KP podstawowe obowiązki pracodawcy obejmują właściwą organizację pracy w zakładzie. Pracodawca powinien tak planować procesy pracy, aby pracownicy mogli w pełni wykorzystywać swoje kwalifikacje zawodowe, umiejętności i czas pracy.

W praktyce coraz więcej firm wspiera się nowoczesnymi narzędziami do zarządzania czasem pracy, takimi jak Kadromierz. System ten umożliwia m.in. automatyczne planowanie grafiku pracy i kontrolę dostępności pracowników, tym samym ułatwiając pracodawcy realizację obowiązku organizacyjnego.

Przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu

Zgodnie z art. 11³ KP obowiązki pracodawców obejmują także dbanie o równe traktowanie wszystkich pracowników – niezależnie od ich cech osobistych czy formy zatrudnienia. Szczególną uwagę należy zwrócić na przeciwdziałanie dyskryminacji ze względu na:

• płeć,
• wiek,
• niepełnosprawność,
• rasę,
• narodowość,
• pochodzenie etniczne,
• wyznanie,
• orientację seksualną,
• przekonania polityczne,
• przynależność związkową,
• formę zatrudnienia – np. na czas określony lub nieokreślony, w pełnym lub niepełnym wymiarze czasu pracy.

Wdrażanie zasad równości i polityki antydyskryminacyjnej oznacza eliminację wszelkich przejawów nierównego traktowania, zarówno na etapie rekrutacji, jak i w codziennym funkcjonowaniu zakładu pracy.

Obowiązki pracodawcy w zakresie BHP

Zgodnie z art. 94 pkt 4 i 4¹ KP pracodawca jest zobowiązany do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na każdym stanowisku. Obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków obejmuje m.in. regularne przeglądy stanowisk, ocenę ryzyka zawodowego, wdrażanie procedur bezpieczeństwa oraz środki ochrony indywidualnej. Pracodawca ma również obowiązek prowadzenia systematycznego szkolenia pracowników z zasad bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.

Terminowa wypłata wynagrodzenia

Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy wobec pracownika – wynikającym z przepisów prawa pracy – jest terminowa i prawidłowa wypłata wynagrodzenia za pracę. Zgodnie z art. 85 i 86 KP wynagrodzenie powinno być wypłacane co najmniej raz w miesiącu, w stałym, z góry ustalonym terminie. Co do zasady, wynagrodzenie powinno trafić do pracownika nie później niż do 10. dnia miesiąca następującego po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Jeśli termin wypłaty przypada na dzień ustawowo wolny od pracy (np. sobotę, niedzielę czy święto), wynagrodzenie powinno zostać wypłacone w ostatnim dniu roboczym przed tym terminem.

Dowiedz się więcej na temat obowiązków pracodawcy w zakresie wynagrodzenia.

Obowiązki pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji zawodowych

Zgodnie z art. 103¹ KP pracodawca ma obowiązek wspierać pracowników w podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, szczególnie gdy zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności pozostaje w związku z wykonywaną pracą. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych może odbywać się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą i obejmuje zarówno formalne kształcenie, jak i inne formy doskonalenia zawodowego.

Aby umożliwić pracownikom rozwój kompetencji, pracodawca może udzielać urlopu szkoleniowego lub zwolnienia z całości albo części dnia pracy. Co istotne – zgodnie z art. 103¹ § 3 KP – w czasie takiego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

Obowiązek zapewnienia warunków do należytego wykonywania pracy

Zgodnie z art. 94 pkt 7 Kodeksu pracy obowiązki pracodawców obejmują stwarzanie warunków sprzyjających przystosowaniu się do należytego wykonywania pracy przez osoby podejmujące zatrudnienie po ukończeniu szkoły zawodowej bądź uczelni wyższej. Pracodawca powinien zatem zadbać o właściwą adaptację młodych pracowników, w szczególności poprzez wdrożenie do obowiązków, przekazanie informacji o organizacji pracy oraz zapewnienie wsparcia przełożonych i współpracowników.

Zaspokajanie potrzeb socjalnych i bytowych pracowników

Zgodnie z art. 94 pkt 8 KP pracodawca ma obowiązek – w miarę swoich możliwości i warunków zakładu – troszczyć się o bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Dbanie o potrzeby bytowe pracowników może przejawiać się w zapewnieniu komfortowych i bezpiecznych warunków pracy, właściwego wyposażenia stanowisk pracy, a także dostępu do udogodnień, takich jak kuchnia, strefa relaksu czy pomieszczenia socjalne na terenie zakładu pracy. W przypadku większych firm, zaspokajanie potrzeb pracowników może również obejmować wspieranie inicjatyw kulturalnych czy sportowych.

Kształtowanie zasad współżycia społecznego w zakładzie pracy

Zgodnie z art. 94 pkt 10 KP pracodawca ma obowiązek kształtować zasady współżycia społecznego w zakładzie pracy oraz dbać o ich przestrzeganie. Ten element obowiązków pracodawcy dotyczy tworzenia środowiska pracy opartego na wzajemnym szacunku, etyce zawodowej i odpowiedzialności za relacje międzyludzkie. Pracodawcy powinni kierować się nie tylko przepisami prawa pracy, ale również zasadami sprawiedliwości i poszanowania godności każdego człowieka.

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Zgodnie z art. 94 pkt 9a i 9b KP oraz rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający jej poufność, integralność, kompletność i dostępność. Obejmuje to m.in. umowy o pracę, ewidencję czasu pracy, dokumenty dotyczące wynagrodzeń, urlopów oraz rozwiązania stosunku pracy.

Zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej określają, że pracodawca powinien zachować te dokumenty przez okres 10 lat bądź 50 lat od dnia ustania stosunku pracy (w zależności od daty nawiązania stosunku pracy).

Sprawdź, co zawiera rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Wydanie świadectwa pracy – obowiązek pracodawcy po ustaniu stosunku pracy

Zgodnie z art. 97 § 1 KP jednym z obowiązków pracodawcy jest wydanie świadectwa pracy niezwłocznie po ustaniu stosunku pracy. Świadectwo pracy musi zostać przekazane pracownikowi w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę – niezależnie od tego, czy pracownik o nie wystąpił.

Dokument ten powinien zawierać szczegółowe informacje dotyczące przebiegu zatrudnienia, m.in. okres pracy, zajmowane stanowiska, wymiar czasu pracy, wykorzystane urlopy, liczbę dni chorobowych czy podstawę rozwiązania umowy. Wydanie świadectwa pracy jest istotne przy podejmowaniu kolejnego zatrudnienia oraz w kontaktach z urzędami (np. ZUS, urząd pracy).

Obowiązki pracodawcy związane z mobbingiem

Zgodnie z art. 94³ KP do obowiązków pracodawców należy także przeciwdziałanie mobbingowi w zakładzie pracy. Mobbing oznacza uporczywe i długotrwałe nękanie lub zastraszanie pracownika, które prowadzi do obniżenia jego samooceny, ośmieszenia lub izolowania, a w konsekwencji nawet rezygnacji z zatrudnienia. Pracodawca ma obowiązek podejmowania działań zapobiegających mobbingowi oraz reagowania na wszelkie sygnały naruszeń.

Kary za naruszenie obowiązków pracodawcy zgodnie z Kodeksem pracy

Pracodawcy, którzy nie przestrzegają przepisów prawa pracy i naruszają obowiązki wynikające z Kodeksu pracy, muszą liczyć się z konsekwencjami prawnymi. W przypadku, gdy spór nie zostaje rozwiązany wewnętrznie – np. przez związki zawodowe lub bezpośrednią rozmowę – pracownik może skierować sprawę do sądu pracy, który oceni, czy doszło do naruszenia prawa.

Zgodnie z art. 281 KP za nieprzestrzeganie obowiązków pracodawcy grozi grzywna od 1 000 do 30 000 zł.