ZUS w Twojej firmie – o czym należy pamiętać?

Wraz z założeniem działalności gospodarczej przedsiębiorca staje się płatnikiem składek, biorąc na swoje barki ciężar, związany z załatwianiem wszelkich niezbędnych formalności w ZUS-ie – zarówno w imieniu swoim, jak i podległych mu pracowników. Jeżeli jesteś właścicielem firmy, koniecznie sprawdź, co należy do Twoich obowiązków oraz o jakich kwestiach pod żadnym pozorem nie możesz zapominać.

Obowiązki przedsiębiorcy względem ZUS-u

Każdy przedsiębiorca, który ma w swojej firmie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub umowę-zlecenie, jest zobligowany do bieżącego załatwiania kwestii, związanych z ZUS-em w firmie. Co wchodzi w ich skład?

1. Zgłaszanie płatników i zmian danych

W pierwszej kolejności na barkach przełożonego spoczywa konieczność zgłaszania płatników do ZUS-u. Jest to konieczne w każdej sytuacji, w której w firmie zatrudniony zostaje pracownik na podstawie umowy o pracę lub umowę-zlecenie. W takiej sytuacji przedsiębiorca zobowiązany jest do złożenia w urzędzie formularza ZUS ZUA lub ZUS ZZA. Na dokonanie tego ma 7 dni od momentu zatrudnienia. Oprócz pracownika przełożony może zgłosić także do ubezpieczenia członków jego rodziny – jeżeli zatrudniony wyrazi taką chęć. Ponadto do obowiązków prowadzącego firmę względem ZUS-u należy także informowanie urzędu o wszelkich zmianach, jakie nastąpiły w odniesieniu do pracownika (np. zmiana adresu zamieszkania). Również i na załatwienie tej kwestii przysługuje mu 7 dni.

2. Terminowe wyliczanie i opłacanie składek

Głównym zadaniem pracodawcy jest przede wszystkim wyliczanie wysokości składek za ubezpieczenie społeczne – w tym ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe – oraz ich terminowe opłacanie. Nie później niż do 15. dnia kolejnego miesiąca jest on zobligowany do złożenia w ZUS-ie deklaracji rozliczeniowej w formularzu ZUS DRA. W zależności od typu ubezpieczenia, które obowiązuje pracowników, musi on załączyć do niego jeden z formularzy: ZUS RZA (gdy w grę wchodzi wyłącznie ubezpieczenie zdrowotne), ZUS RCA (w przypadku ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego) oraz ZUS RSA (gdy nastąpiły przerwy w opłacaniu składek). W przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej przedsiębiorca ma obowiązek rozliczyć się w ZUS-ie do 10. dnia następnego miesiąca.

3. Wyrejestrowanie pracowników

Obowiązkiem firmy względem ZUS-u jest także wyrejestrowywanie pracowników. Ma to miejsce w sytuacji, w której przedsiębiorca postanawia zakończyć działalność gospodarczą. W momencie podjęcia decyzji ponownie składa on do urzędu miasta lub gminy druk CEIDG-1, co jest równoznaczne z rozpoczęciem procesu wyrejestrowania siebie, pracowników oraz ewentualnie członków ich rodziny. Za całą procedurę zgłoszenia sprawy do ZUS-u w tym wypadku odpowiada organ, który przyjął rezygnację przedsiębiorcy. W dalszej kolejności ZUS zobowiązany jest do wystawienia formularzu ZUS ZWPA, za którego pośrednictwem właściciel firmy w ciągu siedmiu dni wyrejestrowuje ubezpieczonych z urzędu.