Planowanie czasu pracy – od czego zacząć i jak to robić efektywnie?

Efektywne zarządzanie czasem pracy jest jednym z kluczowych elementów wpływających na sukces przedsiębiorstwa. Nie tylko pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów ludzkich, ale także przyczynia się do zwiększenia satysfakcji pracowników oraz utrzymania równowagi pomiędzy ich życiem zawodowym a prywatnym. Planowanie czasu pracy to jednak proces wieloetapowy, który wymaga analizy potrzeb, uwzględnienia specyfiki pracy oraz zastosowania odpowiednich narzędzi. W artykule przedstawiamy kroki, które pomogą stworzyć przejrzysty i funkcjonalny plan czasu pracy dostosowany zarówno do wymagań organizacji, jak i oczekiwań pracowników.

Jak sporządzić harmonogram czasu pracy?

Nieodzownym elementem planowania czasu pracy jest rozkład czasu pracy. Jest to harmonogram określający, w jakich dniach i godzinach pracownik ma świadczyć pracę w danym okresie rozliczeniowym.

Według art. 150 Kodeksu pracy rozkład czasu pracy można ustalić w jednym z dokumentów wewnątrzzakładowych, czyli w:

• układzie zbiorowym pracy,
• regulaminie pracy,
• obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy).

Postanowienia zawarte w dokumencie wewnątrzzakładowym mogą określać stałe rozkłady czasu pracy lub ustalać przedziały czasowe, w ramach których pracodawca ma swobodę w organizowaniu harmonogramów. Na przykład, mogą one wskazywać, że czas pracy personelu sklepu powinien być planowany od poniedziałku do soboty w godzinach od 6:00 do 22:00.

Pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników o zaplanowanym harmonogramie z odpowiednim wyprzedzeniem – co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem pracy w danym okresie rozliczeniowym. W czasach, gdy niemal każdy ma dostęp do Internetu w swoim smartfonie bądź komputerze, warto wykorzystać nowoczesną technologię do udostępniania planu pracownikowi w szybki i bezpośredni sposób.

1. Określenie zapotrzebowanie na pracę

Planowanie czasu pracy powinno zacząć się od analizy zapotrzebowania na pracę. Warto wziąć pod uwagę sezonowość, zmieniające się potrzeby klientów czy specyfikę branży. Dobrze przygotowana prognoza pozwala oszacować, ilu pracowników będzie potrzebnych w określonym czasie.

Najlepszą metodą określenia zapotrzebowania na pracę jest opieranie się na poprzednich grafikach i zapotrzebowaniu na pracowników w podobnym okresie. Na przykład, warto porównać harmonogram sporządzony w okresie świątecznym w poprzednim roku przed zaplanowaniem pracy podczas świąt.

Gromadzenie danych dotyczących obłożenia i zapotrzebowania jest szczególnie łatwe przy korzystaniu z elektronicznych narzędzi do planowania czasu pracy. Dzięki nim można precyzyjnie ustalić liczbę pracowników potrzebnych na poszczególnych stanowiskach w określonych godzinach pracy.

Często rozwiązania do planowania czasu pracy mają opcję generowania grafiku. W Kadromierzu możesz utworzyć prognozowany grafik pracy na podstawie wcześniejszych danych. Dzięki temu planowanie pracy jest łatwiejsze, a zapotrzebowanie na pracę lepiej oszacowane.

2. Zbieranie dyspozycyjności pracowników

Znajomość dyspozycyjności pracowników to kluczowy element układania harmonogramów. Regularne zbieranie informacji o preferencjach dotyczących godzin pracy oraz dostępności ułatwia planowanie czasu pracy dostosowane do potrzeb zespołu.

W wielu branżach praca odbywa się w szerokim zakresie godzin, a niekiedy przez całą dobę. Dotyczy to takich miejsc jak hotele, restauracje, stacje benzynowe i innych miejsc, gdzie konieczna jest praca również w niedziele. W takich przypadkach szczególnie istotne staje się odpowiednie zaplanowanie czasu pracy. Dobrym rozwiązaniem sprzyjającym zadowoleniu pracowników jest uwzględnienie ich preferencji dotyczących dni lub godzin, w których z różnych powodów nie mogą pracować.

Warto ustalić rozsądne limity, np. umożliwić wskazanie przez pracownika jednego preferowanego wolnego weekendu oraz dwóch dodatkowych dni w miesiącu. Przed przygotowaniem harmonogramu dobrze jest zebrać takie informacje od wszystkich członków zespołu. Ujęcie tych preferencji w indywidualnym planie czasu pracy może pomóc uniknąć nieoczekiwanych urlopów na żądanie czy rotacji kadry. Dobrze zorganizowany system gromadzenia danych (np. formularze online lub funkcje w dedykowanych aplikacjach) minimalizuje błędy i pozwala na sprawne wprowadzenie zmian, jeśli zajdzie taka potrzeba.

3. Wybór narzędzia do planowania czasu pracy

Efektywne zarządzanie czasem pracy wymaga odpowiednich narzędzi. Najczęstsze rozwiązania stosowane w firmach to:

1. wydrukowany szablon,
2. plik w Excelu,
3. elektroniczny grafik pracy.

Małe przedsiębiorstwa bez skomplikowanych potrzeb mogą z powodzeniem korzystać z wydrukowanych na papierze szablonów lub plików w Excelu. Jednak dla firm z większymi potrzebami, które chcą usprawnić swoje możliwości operacyjne, lepszym rozwiązaniem będzie narzędzie do planowania pracy online.

Współczesne rozwiązania technologiczne oferują możliwość automatycznego generowania harmonogramów, monitorowania zmian i wysyłania powiadomień do pracowników. W specjalistycznym programie do planowania czasu pracy można zgłaszać zapotrzebowanie na konkretne stanowiska, w określonym czasie, dla wybranej liczby pracowników. System automatycznie sugeruje osoby spełniające wymagane kryteria.

Takie oprogramowanie pozwala także tworzyć kalendarz pracy, który można udostępniać zespołowi oraz filtrować według wybranych parametrów, takich jak daty, rodzaje umów czy konkretni pracownicy. Tworzenie grafiku pracy online jest intuicyjne i wygodne, a pracownicy mają do nich łatwy dostęp za pośrednictwem dedykowanego portalu. Programy do planowania online umożliwiają zgłaszanie godzin pracy oraz różnego rodzaju nieobecności, które następnie podlegają akceptacji lub odrzuceniu przez przełożonego.

Wybór odpowiedniego narzędzia do planowania pracy jest kluczowy dla sprawnej organizacji czasu pracy i zadowolenia zespołu. Decyzja ta powinna być przemyślana i dostosowana do specyfiki przedsiębiorstwa. Oto najważniejsze kryteria, którymi warto się kierować:

• intuicyjność obsługi,
• możliwość dostosowania do potrzeb firmy,
• automatyzacja i analiza danych,
• zgodność z przepisami prawa pracy,
• opcje integracji,
• koszty,
• wsparcie techniczne.

Wybierając narzędzie do planowania grafiku pracy, najlepiej postawić na takie, które nie tylko spełnia obecne potrzeby firmy, ale również umożliwia elastyczne dostosowanie do przyszłych wymagań.

4. Uwzględnienie przepisów Kodeksu pracy

Planowanie harmonogramu musi opierać się o przepisy prawa pracy. Oznacza to, że pracodawca przy planowaniu musi uwzględnić istotne zasady, które wpływają na to, ile czasu pracownicy mogą przepracować.

Poniżej przedstawiamy podstawowe zagadnienia potrzebne do zaplanowania czasu pracy zgodnie z prawem.

Wymiar czasu pracy

Norma czasu pracy wynosi 8 godzin na dobę, co daje 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy.

W ciągu doby pracowniczej, czyli 24 godziny od czasu rozpoczęcia pracy zgodnie z obowiązującym rozkładem, pracownik może przepracować 8 godzin. Są jednak przypadki, gdy dozwolone jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy nie prowadzi do powstania nadgodzin.

Aby ustalić, czy doszło do pracy w nadgodzinach, należy je odpowiednio obliczyć, gdy zakończy się okres rozliczeniowy. Aby to robić należy ustalić wymiar czasu pracy, układając harmonogram. W tym celu oblicza się liczbę godzin, które pracownik ma do przepracowania w danym okresie rozliczeniowym. Należy wziąć pod uwagę normy czasu pracy oraz dni wolne przysługujące pracownikowi.

System czasu pracy

System czasu pracy to zbiór zasad, który definiuje ramy czasu pracy, do których musi się stosować pracodawca, jak i pracownik. Wyróżniamy następujące systemy czasu pracy:

1. podstawowy system czasu pracy,
2. równoważny system czasu pracy,
3. pracę w ruchu ciągłym,
4. przerywany system czasu pracy,
5. zadaniowy system czasu pracy,
6. skrócony tydzień pracy,
7. system pracy weekendowej.

System czasu pracy wpływa również na harmonogram rozplanowania wymiaru czasu pracy dla pracowników. Definiuje ramy czasowe i zasady obejmujące pracowników, które ostatecznie wpływają na ilość godzin, którą pracownik może przepracować.

Odpoczynek od pracy

Czas wolny od pracy jest warunkowany przepisami o odpoczynku dobowym i tygodniowym (art. 132 i 133 Kodeksu pracy). Odpoczynek dobowy wynosi 11 godzin, zatem czas pracy wraz z nadgodzinami nie powinien przekraczać 13 godzin. Tygodniowy odpoczynek wynosi 35 godzin, jednak może być on skrócony do 24 godzin w niektórych przypadkach. Czas wolny powinien przypadać w niedzielę, jednak nie dotyczy to osób pracujących w weekendowym systemie czasu pracy. Jeżeli rozkład czasu pracy pracownika obejmuje niedziele i święta, pracodawca musi mu zapewnić odpowiednią łączną liczbę dni wolnych od pracy, w tym jedną niedzielę raz na przynajmniej 4 tygodnie.

Czas wolny od pracy

Co roku każdy pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego. Według art. 162 może być on podzielony na części na pisemny wniosek pracownika. Jednak przynajmniej część urlopu powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych.

Urlopy pracowników są przyznawane według planu urlopów, który ustala pracodawca, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Powinien on być uwzględniony przy planowaniu czasu pracy.

Planowanie pracy może być szczególnie wymagające w sezonie urlopowym. Aby odpowiednio zaplanować pracę w okresie wakacyjnym, należy pamiętać żeby stworzyć plan urlopów odpowiednio wcześnie. To pozwoli uniknąć sytuacji, w której urlopy pracowników pokrywają się w czasie. Ważne jest również, aby planować grafik pracy z większym wyprzedzeniem, żeby wszyscy pracownicy mogli się odpowiednio przygotować.

Efektywne planowanie urlopów pracowników jest kluczowe, aby zapewnić płynność działania firmy i uniknąć braków kadrowych. Szczególnie jest to istotne w okresie świątecznym i wakacyjnym, gdy pracownicy najczęściej biorą wolne.

5. Przygotowanie się na nagłe nieobecności

Nieprzewidziane absencje mogą zakłócić nawet najlepszy plan. Pracownicy mogą skorzystać z urlopu na żądanie, który on częścią urlopu wypoczynkowego. Taką nieobecność pracownicy mogą zgłosić nawet w dniu jej rozpoczęcia. Takiego dnia wolnego pracodawca może odmówić tylko w szczególnych przypadkach. Podobnie, nagła nieobecność może być spowodowana niezdolnością do pracy i dostarczeniem przez pracownika zwolnienia lekarskiego.

Dlatego warto już na etapie planowania wprowadzić mechanizmy pozwalające na szybkie reagowanie w takich sytuacjach. Najczęściej pracownicy mogą wymieniać się zmianami, aby zapewnić zastępstwo na czas swojej nieobecności. W praktyce jednak może to być skomplikowane i wymagać odpowiedniej komunikacji, aby nie dopuścić do nieporozumień.

Rozwiązaniem mogą okazać się elektroniczne harmonogramy pracy. Kadromierz to system zapewniający funkcję wymiany zmian. Pracownik może łatwo złożyć wniosek o wymianę zmiany w aplikacji i wskazać innego pracownika do przejęcia jej. Wystarczy, że menadżer zatwierdzi wniosek, przypisując odpowiedniego pracownika. Funkcja ta pozwala uniknąć przestojów w pracy i zapewnia ciągłość działania firmy.

Kiedy nie trzeba sporządzać harmonogramu czasu pracy?

Pracodawca jest zobowiązany planować czas pracy pracowników, ale tylko w niektórych przypadkach. Nie ma konieczności planowania czasu pracy głównie w miejscach, gdzie obowiązuje stały rozkład godzin, a wszyscy pracownicy pracują według tego samego schematu.

Harmonogramy czasu pracy nie obowiązują także w przypadku, gdy:

1. obowiązuje stały rozkład czasu pracy,
2. pracownik wykonuje obowiązki w systemie zadaniowego czasu pracy,
3. na wniosek pracownika stosowany jest wobec niego ruchomy czas pracy,
4. na pisemną prośbę pracownika ustalono dla niego indywidualny rozkład czasu pracy.

Warto jednak pamiętać, że w określonych przypadkach pracodawca jest zobowiązany planować czas pracy. Dokument ten powinien być dostarczony pracownikom z odpowiednim wyprzedzeniem i zawierać wszystkie niezbędne informacje.