Nowa firma – o czym pamiętać zatrudniając pracowników?

Przy zatrudnianiu nowego pracownika pracodawca musi spełnić szereg obowiązków, wśród których warto wyróżnić m.in.: zgłoszenie do ZUS, skierowanie na badania wstępne, zorganizowanie szkolenia BHP, czy zapoznanie nowo zatrudnianej osoby z obowiązkami na jej stanowisku pracy. Wykonanie poszczególnych zadań należy udokumentować w teczce osobowej pracownika. Poniżej garść informacji.

Podstawowe dokumenty przy zatrudnianiu nowej osoby

Zanim podpisze się umowę o pracę, należy zgromadzić najważniejsze dokumenty potwierdzające dotychczasowy staż pracy kandydata i nabyte kompetencje. Będą to m.in. dyplomy ze szkół, świadectwa pracy oraz ewentualne certyfikaty ukończenia szkoleń branżowych. Przydadzą się one, by sprawdzić, jaką podstawę urlopową będzie posiadała dana osoba, a także jakich umiejętności można się po niej spodziewać. Pracodawca zakłada także teczkę osobową pracownika, w której dokumenty dzieli na sekcje:

• sekcja A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,
• sekcja B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,
• sekcja C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Skierowanie pracownika na wstępne badania lekarskie

Przed podpisaniem umowy o pracę pracodawca powinien upewnić się, że zdrowie danego kandydata nie przedstawia żadnych przeciwwskazań do podjęcia pracy. Potrzebne jest więc skierowanie pracownika na badania lekarskie do specjalisty w dziedzinie medycyny pracy. Badanie odbywa się na koszt pracodawcy. Wzór skierowania na badania lekarskie powinien posiadać wyszczególnione m.in. takie informacje, jak rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko oraz ewentualne występujące na nim czynniki szkodliwe dla zdrowia. Decyzja o dopuszczeniu pracownika do wykonywania przez niego obowiązków pozostaje zawsze terminowa – po upływie okresu wyszczególnionego na dokumencie potrzebne będzie skierowanie na badania okresowe. Druk jest podobny do tego na badania wstępne, przy założeniu, że warunki pracy nie zmienią się diametralnie.

Szkolenie BHP

Zanim pracownik zacznie wykonywanie jakichkolwiek zadań służbowych, powinien przejść szkolenie BHP. Odbywa się ono na koszt pracodawcy oraz w czasie godzin pracy pracownika. Ma ono charakter instruktażu, nowo zatrudniona osoba poznaje wówczas zarówno ogólne wytyczne, dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, jak i te specyficzne dla danego stanowiska.

Zgłoszenie do ZUS

Pracownik powinien zostać zgłoszony do ubezpieczeń społecznych w terminie do 7 dni od daty podjęcia pracy. Należy w tym celu wykorzystać druk ZUS ZUA. Osoby zatrudnione na etacie podlegają obowiązkowym składkom:

• emerytalnym,
• rentowym,
• chorobowym,
• wypadkowym,
• zdrowotnym,
• na FP i FGŚP (z drobnymi wyjątkami).

Rozpoczęcie prowadzenia ewidencji czasu pracy

Każdy pracodawca powinien prowadzić ewidencję czasu pracy pracowników, co jest potrzebne do przestrzegania regulacji zawartych w Kodeksie Pracy. Dotyczą one m.in. wypoczynku dobowego i tygodniowego. Co oczywiste, ewidencja czasu pracy pozwoli też określić, w jakiej wysokości należy się pracownikowi wynagrodzenie za dany miesiąc. Do jej prowadzenia warto wykorzystać nowoczesne narzędzie dostępne on-line, takie jak Kadromierz.