Monitorowanie pracy na komputerze: jak robić to z głową?

W zależności od tego, w jakiej branży działasz i jaki cel chcesz zrealizować ewidencjonując czas pracy, prawdopodobnie będziesz potrzebować zupełnie innego narzędzia. Działając w branży hotelarskiej, gastronomii lub w firmie produkcyjnej świetnie sprawdzą się rejestratory wejść i wyjść pracownika z firmy. Jednak gdy Twoi pracownicy pracują w 100% na komputerach, a Ty chciałbyś wiedzieć co dzieje się pomiędzy rozpoczęciem a zakończeniem pracy, prawdopodobnie potrzebujesz zupełnie innego narzędzia. W takiej sytuacji warto rozważyć wdrożenie aplikacji do monitorowania czasu pracy na komputerze.

W sytuacji, gdy na rynku pracy rządzi pracownik, równolegle do wdrożenia takiego narzędzia należy ustalić zasady wdrożenia takiego narzędzia, by zachować dobre relacje z pracownikami.

1. Nie redukuj ludzi do liczb

Wykresy prezentujące czas pracy dostarczają informacji tylko o jednym wskaźniku: czasie poświęconym przez pracownika na wykonanie zadań. Osobną kwestią jest to, co człowiek zrobił w danym czasie: np. Osoba z niskimi wskaźnikami z aplikacji do rejestracji czasu pracy może osiągać lepsze wyniki od pracownika, który przez 90% czasu pracował nad zadaniami. Czas pracy jest ważnym wskaźnikiem (może być wykorzystany zarówno do rozliczeń z pracownikiem jak i klientem), ale szczególnie w przypadku branż kreatywnych najważniejszy jest efekt.

2. Daj ludziom czas prywatny

Niektóre systemy do zarządzania czasem pracy, np. TimeCamp dają pracownikom możliwość wyłączenia aplikacji na 30 minut, aby każdy z pracowników mógł w akceptowalnym przez przełożonego zakresie przeglądać Internet w pracy. Odpoczynek również jest ważny i przyczynia się do wyższej efektywności, ważne jest aby zachować równowagę pomiędzy pracą a czasem poświęconym na rozrywkę.

3. Daj ludziom dostęp do swoich raportów

Wdrożenie systemu do monitorowania czasu pracy może być okazją do tego, aby ludzie nauczyli się lepiej zarządzać czasem. Warto w takiej sytuacji udostępnić każdemu z pracowników jego raport, by mógł zalogować się do swojego konta i samodzielnie sprawdzać na co przeznaczył czas w ciągu dnia. Często ludzie nie są świadomi, ile czasu zabiera im codziennie przeglądanie maili, Internetu, czy kilka przerw na papierosa w ciągu dnia.

Zachęcaj do edukacji

Jeżeli pracownik realizuje zadania i ma wolny czas, można ustalić z pracownikami, by poświęcali ten czas na edukację przeglądając strony i blogi branżowe, lub wykupując pracownikom dostęp do platform e-learningowych, na których będą mogli szkolić swoje umiejętności, np. www.saleson.pl – świetna polska aplikacja do szkoleń dla handlowców lub Pluralsight – kompendium wiedzy biznesowej i technologicznej.

Przygotuj się na to, że pracownicy mogą mieć obiekcje co do użycia takiego typu narzędzi w firmie, obawiając się odsłonięcia swoich złych nawyków. Dlatego najważniejsza jest komunikacja wdrożenia oraz ustalenie najlepszych praktyk oraz akceptowalnych przez przełożonego wskaźników czasu pracy. Wykorzystuj narzędzia takie jak TimeCamp do mierzenia i badania procesów, staraj się je optymalizować, ale pamiętaj o zachowaniu równowagi aby Twoi ludzie był w pozytywny sposób zmotywowani do pracy i rozwoju.

Warto zapoznać się z tą infografiką, która prezentuje najważniejsze zagadnienia, w jaki sposób wdrożyć aplikacje do mierzenia czasu pracy przy komputerze w swojej firmie.

Zainteresowaliśmy Cię?

Wpisz swój adres e-mail i wypróbuj Kadromierz