Na jakich zasadach prowadzić listy obecności w 2019?

Częste zmiany w przepisach powodują, że pracodawcy muszą co pewien czas dostosowywać wzory firmowych dokumentów do aktualnych regulacji. Jednym z takich druków jest lista obecności do umowy zlecenia lub umowy o pracę. Jak powinna ona wyglądać wg obecnych przepisów?

Na wstępie trzeba zaznaczyć, że lista obecności w pracy nie zastępuje karty ewidencji czasu pracy. Co więcej, kartę ewidencji pracodawca prowadzić MUSI, natomiast lista obecności jest nieobowiązkowa.

Do najczęstszych elementów, z których składa się lista obecności w pracy, należą:

• imię i nazwisko pracownika,
• data (dzień miesiąca),
• podpis pracownika.

Poprawność danych na liście potwierdza przełożony pracowników, np. kierownik lub brygadzista. Warto jednak zwrócić uwagę, że ustalenie obecności może mieć również inną formę, ustaloną w danym zakładzie i umieszczoną w regulaminie. Zdarza się, że dokumenty są uzupełniane np. na koniec tygodnia, a w poszczególne dni pracownicy zwyczajnie zgłaszają się do swojego przełożonego w momencie rozpoczęcia zmiany.

Lista obecności do umowy o pracę lub zlecenia a przyczyna nieobecności

Warto pamiętać, by na ogólnie dostępnej liście obecności pracowników (np. leżącej na biurku przy wejściu do firmy lub zawieszonej na ścianie w pokoju socjalnym) nie umieszczać informacji o przyczynie nieobecności danej osoby. Jeżeli bowiem jej absencja spowodowana jest chorobą, to ujawniając ten fakt pozostałym pracownikom, udostępnia się im dane wrażliwe (dotyczące stanu zdrowia tej konkretnej osoby), co jest niezgodne z obowiązującymi przepisami. Informacja nt. przyczyn nieobecności powinna natomiast znaleźć się w ewidencji czasu pracy, prowadzonej m.in. na potrzeby ewentualnej kontroli z Państwowej Inspekcji Pracy.

Umowa o pracę – lista obecności w formie elektronicznej

Obecnie coraz większą popularność zyskują narzędzia wykorzystujące nowoczesne technologie do monitorowania czasu pracy oraz potwierdzania obecności pracowników. Mogą to być np. specjalne czytniki kart magnetycznych lub urządzenia mobilne (telefony bądź tablety) wykonujące zdjęcie, gdy pracownik wpisze swój indywidualny kod. W tego typu rozwiązaniach największą zaletą jest fakt, że wszystkie daty i godziny są bardzo dokładnie rejestrowane, a więc eliminuje się wszelkie błędy ludzkie oraz zmniejsza ryzyko ewentualnych nadużyć.

Lista obecności – umowa o pracę a zlecenie

Ze względu na przepisy wprowadzone w 2017 r., dotyczące minimalnej stawki godzinowej za pracę w ramach umowy zlecenia, nie tylko zatrudniający na podstawie umowy o pracę ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy. Robią to również zleceniodawcy, a sposób prowadzenia dokumentacji określają oni w umowie podpisywanej ze zleceniobiorcami. Minimalna stawka godzinowa w 2019 r. wynosi 14,70 zł. Została ona podwyższona o 1 zł w stosunku do ubiegłorocznej.