Pasibus w liczbach:

O firmie

Pasibus powstał w 2013 roku. Był jednym z pierwszych food trucków na wrocławskich ulicach. Rok później były już 2 pojazdy, a w 2015 roku stanął pierwszy lokal Przystanek Pasibus. Obecnie Pasibus to 12 lokali w 4 miastach, 4 food trucki i ponad 127 500 fanów marki.

Naszą misją jest serwowanie jedzenia najwyższej jakości, zachowując standardy te, które zdefiniowaliśmy sobie na początku. Głównym wyzwaniem jest, by robić to przy większej skali. Najważniejsze jest dla nas jedzenie, ale oprócz tego, Pasibus to również Lifestyle i cała otoczka naszej marki. Zależy nam, by było fajnie.

Wyzwanie

Na początku, dobrze to pamiętam, sam układałem grafik na kartce papieru. Jak był jeden lokal, to było to bardzo proste, jednak już przy drugim lokalu robiło się coraz bardziej problematyczne. Mój wspólnik był obyty z excelem i wiedział, jak sprawnie przygotować Arkusz Google pod nasze potrzeby. Dokument był dostępny online i pracownicy mogli wpisać swoje dyspozycyjności. Do przekazania grafiku używaliśmy SMS-ów, maili i grup na Facebooku.

Z początku mieliśmy tylko jedno stanowisko: pracownik (śmiech). Gdy powstał Przystanek Pasibus, stworzyliśmy podział: kasa i kuchnia. Więc gdy pojawiły się stanowiska i trzeba było ułożyć grafik, stawało się to zagmatwane. Przy wzroście skali i większej liczbie lokalizacji, im więcej było pozycji, tym tabelka była większa i mniej czytelna. Problemem było nie tylko układanie grafiku w arkuszu, który nie mieści się na ekranie. Poza tym liczenie czy wystarczająca liczba osób jest na zmianie oraz ile godzin dana osoba ma przepracowane, by zmieścić się w maksimum etatu. Proces stał się żmudny i zajmujący masę czasu. Ciężki do optymalizacji, a każda zmiana w grafiku wywoływała komplikacje jak efekt domino.

Druga rzecz to ewidencja i egzekwowanie grafiku pracy. Osobiście byłem świadkiem takich sytuacji. Przychodziłem do lokalu lub food trucka o 11:00, na liście obecności już widzę trzy osoby, a są tylko dwie w pracy – kolega zaspał. Nie miałem żadnej metody na to, żeby zweryfikować czy faktycznie pracownik, który miał przyjść na 9:00, o tej 9:00 był. Tak samo, gdy miał wyjść o 17:00 to czy nie wyszedł pół godziny wcześniej, wpisując sobie 17:00. W przypadku 50 osób, gdy każdy opuści 30 minut, można policzyć, ile w skali miesiąca to jest godzin, które idą do wypłaty niesłusznie. To nie jest fair, ale tak się zdarza. Przed Kadromierzem nie mieliśmy nad tym kontroli. Musieliśmy bezgranicznie ufać kartce papieru.

Gdy powstała Stacja Świdnicka, kolejną czasochłonną czynnością stało się zliczanie godzin. Każdego dnia, każdą osobę trzeba było wpisać do excela, by wyliczył ilość przepracowanego czasu. Trwało to naprawdę długo. Byliśmy dość mocno „komputerowi”, mieliśmy pomysł na organizację, ale z naszymi umiejętnościami już przy 40 osobach i 3 lokalizacjach był zamęt.

Więc gdy tylko pojawił się Kadromierz, zaczęliśmy z niego korzystać. Przy obecnej liczbie personelu i lokalizacji nie wyobrażam sobie wrócić do starych metod.

Rozwiązanie

Od samego początku Kadromierz z funkcjonalnością, którą oferował, przyspieszył diametralnie tryb tego, co robimy. Teraz ułożenie grafiku jest bardzo proste. Pracę przy tworzeniu ułatwia sortowanie, możliwość podsumowania dnia, miesiąca czy pojedynczej osoby. Gdy jest wiele lokalizacji, to nie mogę użyć pracownika w dwóch naraz, ponieważ widać to od razu w harmonogramie.

Obecnie, gdy jest 12 lokali, zależy nam by kadra była przypisana do jednego miejsca. Jednakże mamy Event-Team, w którym mogą uczestniczyć wszyscy. Dlatego jest osobny grafik dla eventów i jeśli ktoś zostanie w nim wykorzystany, to już nie będzie widoczny dla swojej lokalizacji.

Zbieranie dostępności od pracowników jest bardzo proste i intuicyjne. Wdrożenie systemu Kadromierz pozwoliło nam unormować te kwestie. Możemy sugerować się preferowanym czasem pracy naszych ludzi podczas planowania harmonogramu bez specjalnego wysiłku. Gdy korzystaliśmy wcześniej z arkuszy, musieliśmy szkolić pracowników, jak mają odpowiednio wpisać dostępność. Ponieważ nie każdy czuje się swobodnie w excelu, pojawiały się problemy. Przy Kadromierzu nie ma czego tłumaczyć. W aplikacji, uruchomionej na przykład na smartfonie, są do wyboru trzy opcje: dostępny, tylko w danych godzinach i niedostępny.

Teraz mamy w firmie zorganizowane to w ten sposób. Do 15. dnia każdego miesiąca wszyscy mają uzupełnić dyspozycyjności. W przypadku, gdy ktoś tego nie zrobi, to traktujemy tę osobę jak z pełną dostępnością. Jest to obowiązek każdego pracownika. My natomiast nie musimy żadnych informacji zbierać. Jest to od razu nałożone na pusty grafik i manager lokalu może łatwo go ułożyć, biorąc pod uwagę preferencje pracowników. Następnie, gdy system ustali czy jest wystarczająca liczba osób na zmianie, ilu ludzi będzie obecnych w pracy oraz ile godzin będzie wypracowanych. Po ostatecznej weryfikacji i akceptacji publikujemy grafik. Pracownicy dostają powiadomienie, a my mamy pewność, że zapoznali się ze swoim rozkładem. Nie mam żadnego problemu. Wszystko jest czarno na białym.

Jeżeli chodzi o rejestrację czasu pracy, to jest rewolucja dla naszej firmy. Dzięki systemowi Kadromierz mamy nad tym pełną kontrolę. W każdej chwili mogę zalogować się na każdą lokalizację i zobaczyć ile osób jest w pracy, czy wszyscy przyszli zgodnie z harmonogramem. Również managerowie mają taką możliwość w obrębie swojej lokalizacji.

Na koniec miesiąca na jedno kliknięcie generowana jest lista płac, więc oszczędzamy kilka dni pracy jednego pracownika. Kadromierz spowodował, że jedna z największych bolączek, czyli ewidencja i układanie harmonogramu pracy, zeszły na drugi plan. Teraz mamy więcej czasu na to, żeby się skupić nad rzeczami ważniejszymi: obsługą klienta, procedurami, weryfikacją tego, co ludzie faktycznie robią w pracy. Ponieważ to, kiedy i jak mają być, dzięki platformie dzieje się automatycznie.

Wprowadzenie i korzyści

Wdrożenie platformy przebiegło sprawnie. Już po próbnym okresie wszyscy potrafili swobodnie korzystać z programu. Myślę, że w dzisiejszych czasach większym problemem od wdrożenia systemu IT jest kartka papieru i ołówek.

Kadromierz doceniają kierownicy i managerowie oraz dyrektorzy operacyjni, którzy mają bezpośredni dostęp do wszystkich danych z lokalizacji: godzin roboczych i statystyk. Gromadzą całą masę informacji, które do tej pory nigdzie nie były zbierane, a są potrzebne, kiedy chcesz się skupić na swoim biznesie pod kątem analitycznym, dysponować wiedzą, jak na przykład koszty pracownicze wyglądają względem obrotu. Dla takich osób Kadromierz jest genialnym narzędziem, które dostarcza wszystkie informacje na jedno kliknięcie. Platforma to również korzyści dla naszych pracowników. Wygodny sposób na komunikację wewnątrz firmy.

Fajną rzeczą w Kadromierzu jest to, że wszystko jest real-time w chmurze. Wiem, że gdy się zaloguję, będę dokładnie wiedział, jaka jest bieżąca sytuacja.

W Pasibusie jest następująca struktura. Każdy lokal ma kierownika, który w Kadromierzu widzi tylko swój lokal i swoich ludzi. To on odpowiada za ułożenie grafiku. Oczywiście kierownik ma swoich pomocników, którym przyznaje na koncie uprawnienia managerskie, ale to on jest za wszystko odpowiedzialny. Nad tym jest dyrektor operacyjny, który ma wgląd we wszystkie lokale oraz niezbędne dane. W przypadku sieci możliwość skonfigurowania struktury firmy w Kadromierzu zgodnie z podziałem obowiązków bardzo ułatwia życie.

Opowiadał

Piotr Staszczyński

CEO Pasibus

pasibus.pl