Mandoria w liczbach:
| Zebranie dyspozycyjności (na pracownika) | 5 minut
0 minut |
| Podsumowanie ewidencji do listy płac (na pracownika) | 10 minut
2 minuty |
| Kontrola obecności | brak
100% kontroli |
| Planowanie grafiku pracy (na pracownika) | 10 minut
3 minuty |
O firmie
Jesteśmy parkiem rozrywki zlokalizowanym w centrum Polski bardzo blisko Łodzi. Działamy od lipca 2021 roku. W szczytowym momencie w okresie sezonu letniego czy zimowego pełne zatrudnienie wraz z osobami na umowach cywilnoprawnych wynosi nawet 300 osób.
Nasza praca rozdziela się na 4 główne działy, pracujące na terenie parku. Jest to dział gastronomii – najliczniejszy w parku, dział operacyjny, czyli osoby, które obsługują atrakcje i klientów znajdujących się w parku, dział retail, czyli sklepiki oraz dział techniczny.
Rozpoczęcie współpracy z Kadromierzem
Współpracę z Kadromierzem rozpoczęliśmy w maju 2023 roku. Czerwiec był okresem przejściowym, gdzie już uczyliśmy się tej aplikacji w praktyce. W dużym parku rozrywki, na tak wielu pracowników trochę trwało, zanim zmieniliśmy swoje stare przyzwyczajenia. Jak się potem finalnie okazało, bardzo ułatwiliśmy sobie życie, wdrażając to narzędzie. Kadromierza używamy na co dzień i naprawdę ułatwia nam on pracę z tak liczną liczbą pracowników, którzy często rotują. To jest duże i przejrzyste ułatwienie.
Czy przed Kadromierzem używaliście innego programu do zarządzania czasem pracy? Jakie różnice zauważyliście po wdrożeniu Kadromierza?
Wcześniej korzystaliśmy z Excela i papierowych kart potwierdzenia godzin pracy, co oczywiście generowało więcej pracy w kontekście ewidencji czasu pracy. Nawet dla osób, które zajmują się kadrami i płacami.
Największa zauważalna różnica to analizowanie w czasie rzeczywistym tego, co się dzieje w naszych kadrach. To, ile godzin pracownicy spędzają w danej lokalizacji, ile nas ta lokalizacja kosztuje, jaka jest rotacja pracowników, a także przejrzystość w zakresie planowania grafiku – różnica w porównaniu do tego, co było kiedyś, jest ogromna.
Dział gastronomii składa się z ośmiu niezależnych punktów, więc w tym przypadku układanie grafiku i planowanie pracy wcześniej wyglądało zupełnie inaczej. Niedawno wdrożyliśmy Kadromierz w sąsiednim parku od tego samego właściciela, i w ciągu dwóch miesięcy widzimy jakie duże oszczędności uda nam się osiągnąć dzięki przejrzystości – widać od razu niezaplanowane zmiany, gdzie co ucieka, gdzie są niedobory, gdzie są nadstany w pracy ludzkiej.
Jak przebiegał proces wdrożenia Kadromierza w Waszej firmie?
Opiekun naszego konta w Kadromierzu wytłumaczył, na czym polega cała aplikacja, jakie ma funkcjonalności i które z nich będą nam potrzebne w Mandorii. Następnie działaliśmy jednocześnie na naszym starym „papierowym” systemie i w Kadromierzu tak, żeby nie wprowadzić w jednym momencie szoku zarówno dla osób, które zarządzają, jak i dla pracowników.
Jakie dotychczas były największe wyzwania związane z ewidencją czasu pracy?
Przy tak dużej liczbie pracowników nawet w czasie jednej zmiany dziennej i przy różnych godzinach zakańczania zmian pracowników był przymus odebrania podpisu na karcie ewidencji czasu pracy. Pracownik musiał odnaleźć menadżera, który był gdzieś w parku, aby ten podpis zdobyć. Dosyć skomplikowane było sprawdzanie, czy dana osoba była tydzień wcześniej w pracy, więc funkcja ewidencji czasu pracy bardzo pomogła.
Doskonałym rozwiązaniem przeliczania kosztów pracownika w danym punkcie jest Kadromierz – układając grafik, od razu przydzielamy pracownika wewnątrz działu do odpowiedniego punktu i jesteśmy w stanie go przeanalizować pod kątem rentowności. Jesteśmy w stanie analizować każdy punkt osobno, bez skomplikowanych wyliczeń – i trwa to dosłownie sekundy.
Jakie funkcje Kadromierza mają dla Was największą wartość i dlaczego?
Przede wszystkim planowanie grafiku. Możliwość skrupulatnego rozdziału stanowisk. To, że pracownik, jadąc do pracy autobusem na 9:30, o godzinie 9:05 dostaje informację i już widzi, gdzie ma się udać i w którym punkcie będzie dziś pracował. Wiemy, że to działa, pracownicy wiedzą, że przed rozpoczęciem pracy zawsze muszą zajrzeć do aplikacji Kadromierz Pracownik sprawdzić uwagi i udać się tam, gdzie mają zaplanowaną pracę.
Drugie to ewidencja czasu pracy w czasie rzeczywistym. Siedząc w biurze, prowadząc zmianę, menadżer ma pełną ewidencję pracowników. Widzi, o której godzinie kto przyszedł do pracy, czy ktoś się spóźnił, widzi, który pracownik, rozpoczyna przerwę. Ze strony kadrowo-płacowej sumowanie ewidencji czasu pracy jest dla nas ważną funkcją. Następuje automatycznie i nie ma potrzeby dodawania godzin pracy z wielu kart ewidencji czasu pracy. Ze strony pracownika to bezpośredni kontakt za pomocą aplikacji – nie trzeba szukać tabel, maili, innych informacji. Każdy wie, ile przepracował. Funkcja otwartych zmian pozwala nam wcześniej przygotować się na understaffing.
Jakie są plany dalszego rozwoju w zarządzaniu czasem pracy i płacami w Mandorii?
Aplikacja Kadromierz cały czas się rozwija. Chcemy zacząć korzystać z funkcji metryk efektywności – może ona nam pokazać, jaka jest wydajność kadrowa na dane dni, gdzie musimy zwiększyć zatrudnienie, a gdzie nie potrzeba tak wielu pracowników. Kolejny etap rozwoju Mandorii i Kadromierza to integracja z systemami, z których korzystamy w tej chwili – z systemem płacowym i być może operacyjnym.
