Jak rozplanować grafik pracy, kiedy wielu pracowników jest na urlopie?

Gdy sezon urlopowy się rozpoczyna, niejeden pracodawca dostaje białej gorączki na myśl o grafiku pracy. Dotyczy to zwłaszcza tych firm, w których nie pomyślano wcześniej o ułożeniu specjalnego planu działania w tym newralgicznym okresie. W zapobieganiu komplikacjom pomóc może ewidencja urlopów wypoczynkowych. O czym jeszcze należy pamiętać?

Grafik urlopów z wyprzedzeniem

Jeżeli prowadzisz niedużą firmę lub kierujesz małym zespołem ludzi, poproś ich wcześniej, by określili wstępnie swoje preferencje co do wypoczynku 14-dniowego. W niektórych jednostkach nieobecność więcej niż 1 osoby jednocześnie powoduje duże komplikacje czy wręcz paraliżuje pracę pozostałych. Zadbaj więc, by lista urlopowa została wypełniona z wyprzedzeniem. Dowiesz się, jakie oczekiwania mają poszczególni pracownicy i czy planowane przez nich urlopy nie nakładają się na siebie. Niektórzy są mocno zdeterminowani w kwestii obranego terminu (mają już np. zakupione bilety lotnicze), innym natomiast jest wręcz obojętne, czy na urlop pójdą o tydzień wcześniej bądź później (a Tobie delikatna zmiana może bardzo pomóc).

Określenie ruchu w różnych miesiącach

Na pewno dobrze wiesz, czy w Twojej branży panuje wzmożony ruch w zależności od sezonu. Przypomnij sobie swoje plany na najbliższe miesiące (te „urlopowe”) oraz sprawdź, jak wyglądały obroty i liczba klientów w analogicznym okresie w poprzednich latach. Jeżeli firma odnotowuje duży ruch np. w lipcu bądź sierpniu, grafik urlopowy musi uwzględniać wzmożone zapotrzebowanie na pracowników. Brak rąk do pracy z pewnością wpłynie negatywnie na osiągane wyniki.

Pomyśl o zastępstwie

W niektórych sytuacjach dobrym wyjściem może się okazać tymczasowe zatrudnienie zastępców. Osoby wspomagające pracę firmy w najtrudniejszych momentach wniosą nową energię oraz zapobiegną przestojom. Pamiętaj jednak, by pomyśleć o nich wcześniej – przeprowadzić rekrutację oraz przeszkolić dodatkowy personel.

Zastosuj elektroniczne wnioski urlopowe

W sprawnej obsłudze urlopów pomoże Ci jeden z elektronicznych interfejsów. Tego typu programy samodzielnie kontrolują limit dni wolnych pracownika, umożliwiają szybkie zatwierdzenie urlopu oraz dają Ci dostęp do danych z każdego miejsca na świecie, jeżeli tylko jesteś on-line. W wielu firmach wniosek urlopowy do wydruku przestał być stosowany, niejako odchodząc do lamusa. Po co marnować papier, jeżeli można wszystko załatwić w sieci? Co więcej, dzięki algorytmom zawartym w aplikacji unikniesz konfliktów z prawem pracy oraz pomyłek, takich np. jak udzielenie zbyt dużej liczby dni urlopu jednemu z pracowników.

Karta urlopowa pracownika – czy jest obowiązkowa?

Przepisy nie regulują wprost sposobu, w jaki pracodawca potwierdza przyznanie urlopu pracownikowi. Może więc to być karta urlopowa roczna, ale też zatwierdzony przez przełożonego wniosek urlopowy. Jeżeli firma korzysta ze wspomnianego wcześniej systemu internetowego, może to też być np. wiadomość e-mail, przesłana do pracownika przez przełożonego.

comments powered by Disqus