Delegacja z pracy – wszystko co musisz wiedzieć

Jeżeli pracownik ma w swojej umowie wskazane konkretne miejsce wykonywania pracy, wówczas za delegację należy uznać każdy służbowy wyjazd do innej lokalizacji, który wystąpił na polecenie pracodawcy. Pracownikowi musi zostać zapewniony transport lub zwrot kosztów poniesionych na dotarcie do miejsca docelowego. Co jeszcze warto wiedzieć? Poniżej wszystko o delegacjach.

Rozliczanie delegacji online – koszty transportu

Jeżeli pracownik otrzymuje od pracodawcy bilety lub podróżuje autem służbowym i nie ponosi kosztów, wówczas – co oczywiste – nie otrzymuje też żadnego zwrotu. Gdy natomiast wyjazd w delegacje ma miejsce prywatnym pojazdem pracownika, pracodawca musi pokryć koszty przejazdu. Ustala się je z uwzględnieniem stawki za kilometr przebiegu, która wynosi:

  • dla motorowerów – 0,1382 zł
  • dla motocykli – 0,2303 zł
  • dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł
  • dla samochodów osobowych o pojemności silnika ponad 900 cm3 – 0,8358 zł

Stawkę dla swojego pojazdu przemnaża się przez liczbę faktycznie przejechanych kilometrów i w ten sposób uzyskuje się gotowy wynik.

Jak obliczyć dietę w delegacji krajowej?

Gdy pracownik pracuje poza miejscem zatrudnienia wpisanym do umowy o pracę, przysługuje mu dieta na zwiększone koszty wyżywienia w podróży. Za jeden dzień delegacji jest to kwota 30 zł. Wyjątkiem jest delegacja trwająca krócej niż dobę – jeżeli trwa ona od 8 do 12 godzin, wówczas przysługuje połowa diety, a pełna kwota należna jest w przypadku przekroczenia 12 godzin. Jeżeli natomiast delegacja trwa więcej niż jeden dzień, to za rozpoczętą, ale niepełną dobę (do 8 godzin) przysługuje połowa stawki diety. W razie wątpliwości warto sięgnąć po darmowy program do delegacji. W takich aplikacjach wystarczy wpisać podstawowe dane, by za chwilę ujrzeć gotowy wynik na ekranie.

Program do delegacji zagranicznej?

Nieco bardziej skomplikowane są delegacje zagraniczne. By policzyć przysługującą w ich ramach dietę, trzeba zajrzeć do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dn. 14 IX 2005 r. Są w nim wypisane różne kraje i wysokości diet przysługujących podczas delegacji do nich. Ponadto różni się wysokość diety za niepełną dobę (w stosunku do delegacji krajowych). W przypadku podróży zagranicznej za rozpoczętą dobę trwającą do 8 godzin należy się 1/3 wysokości diety dziennej. Gdy taka doba trwa od 8 do 12 godzin, pracownikowi przysługuje 1/2 wysokości wspomnianej diety. Powyżej 12 godzin obowiązuje pełna kwota.

Delegacje – darmowy program do rozliczania noclegów

Pracodawca ma obowiązek pokrycia kosztów noclegu pracownika w trakcie delegacji. Warunkiem jest, by nocleg trwał co najmniej 6 godzin, między 21:00 a 7:00. Często firmy rezerwują dla pracowników miejsca w hotelu lub proszą ich o pokrycie kosztów we własnym zakresie, a następnie dokonują zwrotu na podstawie otrzymanej faktury lub rachunku. Jeżeli natomiast pracownik tych dokumentów nie dostarczy, przysługuje mu ryczałt za nocleg. Ma on wysokość 150 proc. diety dziennej (45 zł) w przypadku noclegu w podróży krajowej lub 25 proc. limitu ryczałtu za nocleg, w zależności od kraju, w którym miała miejsce delegacja.

Jeżeli nadal nie wiesz, jak zabrać się za rozliczanie delegacji, program komputerowy może zrobić to za Ciebie. Wystarczy, że wprowadzisz kilka podstawowych danych dot. odbytej podróży.

comments powered by Disqus