Jak rozliczyć delegację pracownika?

Delegacje są nieodłącznym elementem pracy. W związku z ich odbywaniem zatrudnionym przysługują różne dodatki, np. dieta, zwrot kosztów przejazdu czy noclegu. By pracodawca mógł zaliczyć poniesione wydatki w poczet kosztów uzyskania przychodu, musi je odpowiednio udokumentować, np. wykonać rozliczenie kilometrówki.

Dieta w podróży krajowej

W podróżach krajowych obowiązuje stała wysokość diety, czyli 30 zł. Kwota dla pracownika różni się jednak w zależności od tego, czy delegacja trwała dłużej niż dobę oraz ile godzin w danym dniu zajęła.

  • Jeżeli delegacja trwa krócej niż dobę, ale jej czas przekracza 12 godzin, pracownikowi przysługuje pełna kwota diety.
  • W przypadku jednodniowej delegacji trwającej mniej niż 12 godzin, należna jest połowa wspomnianej diety, czyli 15 zł.
  • Jeżeli podróż służbowa trwa dłużej niż dobę, za każdą rozpoczętą dobę powyżej 8 godzin przysługuje 30 zł.
  • Za dobę poniżej 8 godzin w delegacji wielodniowej pracownikowi przysługuje 15 zł.

Jeśli podczas diety krajowej pracodawca zagwarantował pracownikowi śniadanie i/lub kolację, za każdy z tych posiłków dieta powinna zostać obniżona o 25 proc. W przypadku obiadu jest to z kolei 50 proc.

Dieta w podróży zagranicznej

W podróżach zagranicznych obowiązują nieco inne zasady niż w przypadku delegacji krajowych. Za każdą pełną dobę należy się 100 proc. diety dziennej, określonej dla każdego z krajów z osobna w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 2013 roku. Za niepełną dobę naliczyć należy:

  • 1/3 diety, jeśli doba trwała mniej niż 8 godzin;
  • 1/2 diety, jeśli doba trwała od 8 do 12 godzin;
  • pełną kwotę, jeśli doba trwała ponad 12 godzin.

W przypadku zapewniania przez pracodawcę części lub wszystkich posiłków w ciągu dnia, odjąć należy: 15 proc. za śniadanie oraz 30 proc. zarówno za obiad, jak i za kolacje. Warto więc zauważyć, że nawet przy pełnym wyżywieniu od pracodawcy pracownikowi przysługuje 25 proc. kwoty diety.

Noclegi

Zarówno przy okazji delegacji krajowej, jak i zagranicznej pracownikowi przysługuje zwrot kosztów za noclegi. Dokonuje się go na podstawie zgromadzonych przez pracownika faktur i rachunków. Jeżeli natomiast te nie zostaną przedłożone, pracodawca wypłaca ryczałt. Dla delegacji krajowych wynosi on 150 proc. wartości diety, czyli 45 zł. W przypadku wyjazdów zagranicznych jest to natomiast jedynie 25 proc. stawki diety właściwej dla danego kraju.

Stawka kilometrówki przy użyciu prywatnego samochodu przez pracownika

Jeżeli podczas podróży pracownik użyje swojego własnego samochodu, przysługuje mu zwrot za koszty transportu. Dokładne stawki za kilometr są uzależnione od pojemności silnika oraz rodzaju pojazdu. Wynoszą one:

  • 0,5214 zł – w przypadku samochodu osobowego z pojemnością silnika do 900 cm3;
  • 0,8358 zł – w przypadku samochodu osobowego z pojemnością powyżej 900 cm3;
  • 0,2302 zł – w przypadku motocykla;
  • 0,1382 zł – w przypadku motoroweru.

Przejechane trasy powinny znaleźć się w ewidencji przebiegu pojazdu, stworzonej na potrzeby rozliczenia delegacji oraz prowadzonej w oparciu o wskazania licznika pojazdu.

Do kiedy i w jaki sposób należy rozliczyć dietę?

Pracownik ma 14 dni na przekazanie pracodawcy rozliczenia, a wraz z nim dokumentów stanowiących dowody poniesionych kosztów. Firma musi ponadto potrafić uzasadnić przed urzędnikiem skarbowym, że wydatki miały związek z próbą osiągnięcia przychodów, a więc pośród takich dokumentów nie powinny znajdować się np. bilety do aqua-parku itp. W przypadku gdy rozliczana jest kilometrówka, stawka za km nie może przekroczyć ustawowych limitów. Trzeba też pamiętać o ewidencjonowaniu pokonanych tras.

comments powered by Disqus