Czy nowoczesne technologie umożliwią zaplanowanie grafiku pracy kilkoma kliknięciami?

W nowoczesnej gospodarce organizacje coraz chętniej inwestują w skuteczniejsze i efektywniejsze sposoby zarządzania umożliwiające ich rozwój. Tymczasem kierownicy i managerowie nadal spędzają wiele godzin nad kartką papieru lub przed arkuszem Excel, żmudnie przygotowując grafik oraz kontrolujac czas pracy pracowników. A gdyby wykorzystać nowoczesne technologie i sztuczną inteligencję, która ten proces zautomatyzuje i uprości? Kierownikom pozostawi przestrzeń do realizacji właściwych celów biznesowych, a kadrom umożliwi szybkie uzyskanie kompletnych danych niezbędnych do rozliczenia miesiąca.

KARTKA PAPIERU VS APLIKACJA W CHMURZE

Przygotowanie grafiku pracy nierzadko jest dla managerów i kierowników organizacji prawdziwym wyzwaniem, z którym zmagają się przez kilka, kilkanaście godzin w miesiącu. W sytuacji, gdy firma zaczyna się rozrastać, a struktura zatrudnienia komplikować, rozrasta i komplikuje się kartka papieru lub arkusz Excel, z którego managerowie i kierownicy korzystają.
Jeśli przyjrzeć się sytuacji bliżej: postawiono przed nimi nie lada zadanie. Złożyć w sprawnie działającą całość elementy skomplikowanej układanki. Po pierwsze kodeks pracy i przepisy prawne, pamiętająco wymiarze czasu pracy, cząstkowych etatach, dobie pracowniczej, planowanych urlopach, zapewnieniu tygodniowego odpoczynku oraz odpowiednio wcześniejszym opublikowaniu grafiku. Dobrze jest uwzględnić deklarowaną dyspozycyjność pracowników. Celem jest obsada stanowisk, która zapewni sprawne funkcjonowanie organizacji i działu w konkretnych godzinach w określone dni tygodnia. Może powstać chwilowy chaos, gdy trzeba zapanować nad zmianami.
W trakcie miesiąca zdarzają się przecież nieplanowane urlopy czy zwolnienia chorobowe, dodatkowe zlecenia od klientów wymagające zwiększenia ilości godzin pracy lub nagła potrzeba oddelegowania doświadczonych pracowników do wsparcia działu w nowej lokalizacji. Prawo nakłada na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji czasy pracy, a pod koniec miesiąca prawidłowo uzupełniony grafik (kartkę papieru lub wypełniony arkusz Excel) trzeba przesłać kadrom,
aby mogły zostać wypłacone wynagrodzenia. W powyższych sytuacjach znajomość zaawansowanych formuł Excel na pewno się przydaje, ale nie każdy manager – choć jest na pewno fachowcem w swojej dziedzinie – dysponuje takimi umiejętnościami. Nie każdy szef ma możliwość, aby na bieżąco aktualizować swoją wiedzę z zakresu prawa pracy. Wsparcie nowoczesnej technologii – korzystanie z aplikacji i platformy online do planowania harmonogramu i rozliczania czasu pracy – okazuje się sprytnym i dobrym rozwiązaniem dla dynamicznie rozwijającejsię firmy. Takie narzędzie wszystkie te zadania zbiera w całość i automatyzuje, uwalniając managerów oraz kadry od comiesięcznej bolączki zarządzania czasem pracy.

CEL: AUTOMATYCZNE PLANOWANIE I SPRAWNA KOMUNIKACJA

Firmy, które już wykorzystują nowoczesną aplikację i platformę do przygotowania harmonogramu czasu pracy, podkreślają uproszczenie zadania, oszczędności finansowe, zapanowanie nad chaosem organizacyjnym i zminimalizowanie uciążliwej „papierologii“. Co równie istotne, automatyzacja procesu i korzystanie z algorytmu (sztucznej inteligencji) z założenia wspiera pełniejszą kontrolę zgodności tworzonego grafiku z kodeksem pracy, ponieważ system wskaże, gdy pojawi
się błąd w tej materii. Manager lub pracownicy działu kadr podczas rozpoczęcia pracy z systemem uzupełniają (lub wgrywają) bazę pracowników, ustawiają strukturę stanowisk oraz wymagania dotyczące ilości zmian i ich cech w danym miesiącu. Pracownicy dostają dostęp do specjalnej aplikacji i bezpośrednio w kalendarzu na platformie zaznaczają prośby i oczekiwania dotyczące grafiku pracy. Na bazie tak przygotowanej podstawy, proces planowania harmonogramu odbywa się automatycznie – kilka kliknięć dzieli kierownika od gotowego miesięcznego grafiku.
Warto zauważyć, że znika natłok wiadomości od pracowników, przekazujących swoją dyspozycyjność kierownikom, czy proszących ich o wymianę, którymi zapełnione bywają służbowe telefony i skrzynki e-mail. Automatyzuje się przepływ informacji między managerami oraz działem personalnym. System, zaprojektowany jako platforma online, umożliwia zalogowanie się z każdego miejsca i o każdej porze upoważnionym osobom (zgodnie z przyznanymi uprawnieniami). Ta funkcja pozwoli działom kadr na codzienny dostęp do raportów oraz na bezpośrednie pobranie kart ewidencji czasu pracy, potrzebnych do wypłaty miesięcznych wynagrodzeń. Gromadzone przez system dane można wykorzystać do szerszych analiz dotyczących organizacji np. prognozowania zatrudnienia czy budżetu. W sytuacji, gdy firma dysponuje funkcjonującym systemem kadrowo-płacowym, integruje się platformę z owym systemem.

PODĄŻANIE ZA ORGANIZACJA ZAMIAST SZTYWNYCH ZAŁOŻEŃ

Grafik pracy to punkt styczności, w którym łączą się potrzeby managerów, działu kadr i pracowników. Zatem może być tak, że automatyzacja i wprowadzenie nowych technologii do procesu planowania i rozliczania czasu pracy zmieni funkcjonowanie większości osób w firmie. Mając na uwadze powyższe, w projektowaniu systemu dąży się raczej do jego „otwartości“ i plastycznego dopasowywania do potrzeb i specyfiki firmy; nie na odwrót. Większość funkcji nie jest wgrana „na sztywno“. Doświadczenie pokazuje, że takie rozwiązanie się sprawdza; dynamicznie rozwijające się firmy wykorzystują technologiczne podstawy, do których systematycznie dobudowują typowe dla siebie elementy, np. systemy nadgodzin, wymienność lokalizacji i stanowisk czy pracę na akord.
A co z pracownikami? Zwłaszcza że w dobie pojawiających się głosów o „rynku pracownika“, świadomość ich potrzeb może okazać się sporą przewagą nad konkurencją. Organizacje mogą im przedstawić wartość mobilnej aplikacji zainstalowanej na smartfonie, uwypuklającstały dostęp do aktualnego grafiku i niezależność w kontrolowaniu przepracowanych godzin pracy, a także sposób na bezpośrednie przekazywanie miesięcznej dyspozycyjności, sygnalizowanie współpracownikom chęci wymiany i poszukiwanie zastępstwa w przypadku nagłej nieobecności.

NOWOCZESNE TECHNOLOGIE JAKO RZECZYWISTOŚĆ TU I TERAZ

Konkludując powyższe rozważania, dzisiaj już możemy stwierdzić: tak, nowoczesne technologie pozwalają organizacjom w wielu aspektach zautomatyzować proces zarządzania czasem pracy. To, co wczoraj było projektem programistów i wydawało się tylko „marzeniem“ managerów, wkracza w rzeczywistość firm: planowanie miesięcznego grafiku w dwie minuty, kilka kliknięć na dopasowanie go do kodeksu pracy oraz próśb grafikowych. Zdradzimy, że na realizację czeka jeszcze wiele pomysłów, które chcemy w najbliższym czasie opracować i wdrożyć.
alt

comments powered by Disqus