5 powodów, dla których warto sporządzać elektroniczną listę obecności

Lista obecności w pracy co prawda nie jest obowiązkowa – w przeciwieństwie do ewidencji czasu pracy – ale w praktyce niemal każda większa firma korzysta z obu tych dokumentów w różnych celach. Warto zapoznać się z zaletami, jakie daje elektroniczna lista obecności.

Możliwość sprawdzania i kontrolowania z każdego miejsca na świecie

Wykorzystując system rejestracji czasu pracy oparty o nowoczesne technologie, można zyskać wgląd w stan kadrowy, będąc w domu, w delegacji czy nawet podczas urlopu na drugiej półkuli. Z tej zalety chętnie korzystają ambitni menadżerowie oraz szefowie dużych firm. Mogą oni w ten sposób szybko sprawdzić, czy lista obecności pracowników została w danym dniu prawidłowo wypełniona. Gdy okaże się, że absencja jest zbyt duża, można błyskawicznie podjąć środki zaradcze, przeorganizować pracę zakładu itp.

Ograniczenie błędów lub możliwości oszustwa

Papierowe dokumenty mogą zawierać mnóstwo błędów, zwłaszcza jeżeli w firmie pracuje większa grupa osób. Często zdarza się, że ktoś wpisze się w nieprawidłowej rubryce lub pomyli datę, nawet jeśli przygotowany został doskonały wzór listy obecności. W przypadku wykorzystywania narzędzi elektronicznych ryzyko błędu jest natomiast ograniczone do minimum. Ciężko pomylić się np. przy odbijaniu swojej karty magnetycznej. Odrębną kwestię stanowią próby oszustwa, jakich dopuszczają się niektórzy pracownicy. Narzędzie do rejestracji czasu pracy można ustawić w taki sposób, by robiło ono zdjęcie osobie wpisującej swój kod. Dzięki temu nie ma ryzyka, że „uczynny” kolega sfałszuje czyjąś obecność w pracy, przykładając cudzą kartę.

Wyższa trwałość nośnika

Wykorzystując nowoczesną technologię, można być pewnym, że nawet pożar nie spowoduje utraty danych, jakie zawiera lista obecności. Druk mógłby spłonąć, ale w przypadku rejestracji elektronicznej do wszystkich danych mamy dostęp „w chmurze”. Dzięki temu w razie zdarzeń losowych bądź kradzieży nie ma problemu z odtwarzaniem zniszczonej lub uszkodzonej listy obecności.

Łatwa dostępność do archiwalnych danych

Istnieją sytuacje, w których trzeba sięgnąć daleko wstecz, by potwierdzić czyjąś obecność w pracy lub zakwestionować ją, np. w przypadku roszczeń odszkodowawczych z tytułu wypadku przy pracy. Zajmuje to sporo czasu, gdy w zakładzie funkcjonuje papierowa lista obecności. Excel bądź dedykowane aplikacje stworzone specjalnie w tym celu dostarczają potrzebne dane o wiele szybciej. Wystarczy wykonać kilka kliknięć, by dostosować filtr, zamiast przekładać całe sterty papierów.

Ochrona środowiska

Różnicę widać zwłaszcza w większych firmach – do dokumentowania czasu pracy w tradycyjny sposób zużywa się mnóstwo papieru. Dlaczego nie przenieść się na nowoczesne nośniki, ratując tym samym życie tysięcy drzew?

comments powered by Disqus