10 powodów, aby planować swój grafik online

Planowanie grafiku pracy nie należy do ulubionych czynności zawodowych. Przede wszystkim dlatego, że stworzenie harmonogramu czasu pracy, który usatysfakcjonuje wszystkich pracowników, jest niezmiernie trudne. Ponadto jest to zajęcie nużące, powtarzalne i bardzo czasochłonne. Poznaj możliwość tworzenia grafików pracy online w Twojej firmie!

Choć w ostatnich latach technologia coraz śmielej zastępuje tradycyjną kartkę papieru, to wciąż nie są to rozwiązania dedykowane grafikowi pracy. Nadal brakuje sposobu na usprawnienie komunikacji, który pozwoli na sugerowane zmiany, zapisanie absencji czy wysyłanie powiadomień o zmienionym planie pracy.

Co więcej, tworząc grafik pracy, powinniśmy pamiętać o wielu zobowiązaniach prawnych, związanych z Kodeksem pracy. Oprócz tego, przy tworzeniu grafiku pracy musimy zebrać dyspozycyjność wszystkich pracowników, stale informować ich o wprowadzonych modyfikacjach, wielokrotnie upewniać się, czy wszystkie zmiany poprawnie obsadzono – w skrócie, planowanie pracy to masa pracy dla managera.

Program do harmonogramu pracy online pozwala Ci wykorzystać wcześniej przygotowany szablon do stworzenia odpowiedniego grafiku pracowniczego. Każdy pracownik ma do niego bieżący dostęp z każdego miejsca na Ziemi, co pozwala na znacznie wydajniejsze planowanie grafiku pracy, a przede wszystkim ułatwia proces komunikacji pracownik – menadżer. Poniżej znajdziesz 10 powodów, dla których warto przenieść grafik pracy do chmury i ułatwić pracę sobie oraz Twoim pracownikom.

Lepsza komunikacja menadżer–pracownik

Do tworzenia grafików pracy online warto znać dostępność pracowników związaną np. z urlopami czy zwolnieniami lekarskimi. Z odpowiednim narzędziem będziesz mógł/mogła jednym kliknięciem ją poznać. Zazwyczaj komunikacja odbywa się za pomocą maila, SMS-ów czy mediów społecznościowych. Ty natomiast możesz wysyłać powiadomienia do pracowników wewnątrz aplikacji o aktualnym harmonogramie pracy. Dzięki temu cały proces komunikacji jest znacznie prostszy.

Optymalizacja kosztów i czasu pracy

Układając harmonogram czasu pracy online, zyskujesz wgląd w czas pracy, jego prognozę i koszty pracy pracowników, stanowisk czy wybranej lokalizacji. Dzięki temu możesz je odpowiednio zoptymalizować, np. poprzez redukcję czy zwiększenie załogi.

Dostęp z każdego miejsca i urządzenia z dostępem do Internetu

Zarówno Ty, jak i Twoi pracownicy, macie wgląd w aktualny grafik pracy w czasie rzeczywistym z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Czy zdarzają Ci się telefony od pracowników, którzy zapominają na kiedy mają zaplanowaną kolejną zmianę w pracy? Aby temu zapobiec, wystarczy dostęp do smartfona z zainstalowaną aplikacją. Twoi pracownicy w każdej chwili będą mogli sprawdzić swój harmonogram pracy online.

Możliwość dokonywania szybkich zmian i powiadomienia pracowników

Zaplanowany harmonogram pracy nie powinien ulegać zmianie, ale niekiedy się to zdarza. W trakcie miesiąca dostępność poszczególnych pracowników może się zmienić. Także pogoda nie pozostaje taka sama, a to od niej zależy m.in. obsadzenie stanowisk. Dzięki aplikacji online jesteś w stanie łatwo dokonać modyfikacji w harmonogramie i wysłać automatyczne powiadomienie o zmodyfikowanym grafiku pracy.

Korzyść dla pracowników

Takie rozwiązanie to również szereg korzyści dla pracownika, który ma zawsze pod ręką aktualny grafik pracy. Mogą się tam znaleźć również informacje o nadchodzących wydarzeniach czy szkoleniach w Twojej firmie. Wygodny program daje pracownikom możliwość sugerowania zastępstw lub wygodnego ustalenia preferowanego czasu pracy.

Automatyczna weryfikacja z przepisami Kodeksu pracy

Podczas planowania miesiąca musimy pamiętać nie tylko o zachowaniu odpowiedniego wymiaru czasu pracy, ale również o przestrzeganiu przepisów Kodeksu pracy. Zweryfikowanie grafiku ze wspomnianymi regułami dla 5 osób niekoniecznie jest czasochłonne, ale problem pojawia się przy większej liczbie pracowników. Niektóre programy do układania grafiku pracy automatycznie zwracają informację o przekroczeniu przepisów Kodeksu pracy w momencie dodania zmiany. Program Kadromierz jest dopasowany do polskich reguł czasu pracy, dzięki czemu zyskasz pewność, że ułożony plan jest zgodny z prawem.

Ewidencja godzin pracownika

Na podstawie ułożonego grafiku pracy zwracana jest szczegółowa ewidencja godzin pracownika. Od 1 stycznia 2017 roku obowiązek prowadzenia ewidencji dotyczy również umowy o zlecenie, a więc jednego z najpopularniejszych rozwiązań w firmach gastronomicznych. Na rynku znajdziesz aplikacje, które łączą grafik pracy online z prostym systemem rejestracji czasu pracy. Dzięki temu ewidencja godzin jest tworzona na podstawie zarejestrowanych wejść/wyjść pracownika.

Oszczędność czasu

Wszystkie wymienione wyżej korzyści sprowadzają się do oszczędności czasu i pieniędzy przy tworzeniu grafików pracy. Proces korzystania z grafiku pracy online jest o wiele łatwiejszy – to pracownicy deklarują swoją dostępność, a wiele systemów automatycznie tworzy optymalny grafik, dodatkowo system informuje o wszystkich nieobsadzonych zmianach.

Tworzenie grafiku pracy dla wielu lokalizacji jednocześnie

Jeżeli zarządzasz wieloma lokalizacjami jednocześnie i zmagasz się z rotacją miejsc pracy, proces planowania jest jeszcze bardziej utrudniony. Systemy zarządzania pracownikami w chmurze, takie jak Kadromierz, pozwalają na układanie grafiku pracy dla wielu lokalizacji z poziomu jednego konta. Nawet jeżeli pracownik rotuje swoje miejsca pracy, unikniesz niepożądanych konfliktów.

Dopasowane do każdego przedsiębiorstwa

Niezależnie od liczby pracowników, lokalizacji czy stanowisk, oprogramowanie do tworzenia grafiku pracy jest narzędziem, które z pewnością dostosujesz do specyfikacji Twojej firmy. Możesz wykorzystać automatyczne wyliczanie statystyk, które pozwolą Ci monitorować zmiany w Twojej firmie. Programy te umożliwiają zaproszenie pracowników do systemu i nadanie im odpowiedniego poziomu dostępu. Dzięki temu utworzysz strukturę organizacyjną i wydelegujesz odpowiednie czynności do odpowiednich osób.

Jeżeli zdecydujesz się przejść na grafik pracy online, z pewnością nigdy nie wrócisz do swoich starych metod planowania czasu pracy pracowników. Następnym razem, gdy zaczniesz układać harmonogram pracy w Excelu lub używając kartki papieru, pomyśl o skorzystaniu z naszego darmowego okresu próbnego. Jest to inwestycja, która opłaci się już od pierwszego dnia.